Intranety wkraczają do małych i średnich przedsiębiorstw
Intranety
Jeszcze parę lat temu intranet uważany był za luksus, na który mogły pozwolić sobie jedynie duże korporacje. Dzisiaj coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie wewnętrznych programów, a nawet zaawansowanych intranetów. Z roku na rok coraz więcej firm z sektora MSP bierze także udział w konkursie na najlepszy Intranet – Internale Poland.
Dostrzegalny wzrost zainteresowania intranetami dowodzi, że skuteczna i skoordynowana komunikacja wewnętrzna jaką niesie ze sobą intranet usprawnia działanie nie tylko rynkowych gigantów.
Podstawowym zadaniem intranetu jest upraszczanie komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Sam intranet jest rodzajem systemu zarządzania komunikacją i informacją wewnątrz firmy. Funkcjonuje on na zasadzie systemu dostępnego dla pracowników firmy przez przeglądarkę internetową, dzięki któremu skutecznie i szybko mogą oni znaleźć szereg potrzebnych informacji i skutecznie przekazać informacje swojemu szefostwu czy współpracownikom. Umożliwia m.in. korzystanie z takich usług jak wewnętrzne komunikaty, baza dokumentów, raportowanie sprzedaży, system pracy grupowej czy narzędzia wspierające obsługę klienta.
Łatwiejsze i sprawniejsze zarządzanie firmą przy pomocy intranetu możliwe jest dzięki ustandaryzowaniu i nie powielaniu wielu czynności administracyjnych, jakie dzisiaj obciążają małe i średnie przedsiębiorstwa. Wspólne bazy dokumentów, łatwe rozliczenia urlopów, delegacji, posegregowane materiały ofertowe, szkoleniowe i inne zasoby informacyjne w tej samej formie dostępne są dla doświadczonych pracowników zarządzających, ale także dla nowych, którzy właśnie rozpoczęli pracę. W pracowniczym intranecie można także znaleźć wzory dokumentów, umów, prezentacji szkoleniowych czy inne wiadomości, dzięki którym wykonywanie obowiązków jest szybsze i bardziej sprawne.
Dla kogo?
Pojawienie się intranetu w organizacji determinuje bardziej potrzeba, aniżeli samo narzędzie. Współczesne intranety znajdują zastosowanie zarówno w instytucjach i urzędach administracji centralnej i samorządowej, w korporacjach, jak również w małych kilkudziesięcioosobowych firmach. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby posiadały go nawet kilkuosobowe zespoły pracowników, pod warunkiem że naprawdę będzie on tam pomocny. Zjawisko to porównać można do potrzeby używania telefonów komórkowych w firmie – używa się ich zarówno w dużych, jak i małych organizacjach, w zależności od zadań firmy.
Badania nad polskim intranetem dowodzą, że najbardziej pomocny jest pracownikom biurowym, jak również w firmach, których działalność opiera się na gromadzeniu dokumentów. O jego zaletach szybko przekonują się pracownicy, którzy do tej pory bazowali na klasycznych segregatorach. W firmach, w których dane w tradycyjnej, papierowej formie często przepływają między działami, gubią się lub są nieaktualne – wszystko razem przekłada się na opóźnienia w realizacji zamówień, straty i konieczność pracy w nadgodzinach. Poza tym każdy pracownik zobowiązany jest do wykonywania żmudnej pracy biurowej. Intranet pozwala usprawnić tego typu pracę, zabezpieczać wszystkie dokumenty, a co najważniejsze odciążyć pracowników.
Plusy korzystania z intranetu
Plusy INTRANETU w firmie:
Badania efektywności intranetów i ich rentowności mówią m.in. o tym, że przodujące w rankingach tych badań firmy oszczędziły dzięki poprawieniu swoich intranetów od 200 do 1000 dolarów rocznie na pracownika. Gdyby wszystkie firmy posiadały równie dobrze zaprojektowane intranety, roczne oszczędności z tego tytułu tylko w Stanach Zjednoczonych sięgnęłyby 22 mld dolarów, a w skali świata około 100 mld dolarów (badanie Norman Nielsen Group). Dzisiaj, tylko w obszarze administracji zleceń zastosowanie intranetu zapewnia oszczędność rzędu 20 proc. dziennego czasu pracy. Nawet chłodne potraktowanie tych danych pokazuje, że intranet może stać się kluczowym narzędziem dla firmy, poprawiającym nie tylko jakość pracy, ale i rentowność w prowadzeniu działalności.
Jak wdrożyć intranet?
Przeciętne koszty wdrożenia intranetu w małych i średnich przedsiębiorstwach
Intranet, jako szczególny typ wdrożenia IT, wskazuje na ścisłą zależność pomiędzy informatyką a zarządzaniem. Każde wdrożenie, które nie uwzględnia stanu bieżącego w realizacji procedur, obsługi procesów, obiegu dokumentów czy nawyków pracowników, może mieć poważne konsekwencje dla funkcjonowania firmy. Aby Intranet poprawił efektywność, usprawnił komunikację, obniżył koszty i zorganizował pracę, w proces jego projektowania powinny być zaangażowane osoby posiadające kompleksową wiedzę o działaniu przedsiębiorstwa jako całości, z uwzględnieniem aspektów technicznych, jak i organizacyjnych. Nieocenione w tym względzie jest wsparcie kadry zarządzającej.
Przy pierwszym wdrożeniu intranetu w organizacji należy pamiętać, aby nie był on zbyt skomplikowany, gdyż może spotkać się z odrzuceniem przez pracowników. Zatem jako pierwsze w procesie wdrażania intranetu powinny znaleźć się tylko najpotrzebniejsze informacje. Dzisiaj ułatwiają to gotowe systemy intranetowe. Skuteczność etapowego podejścia we wdrażaniu intranetu niech zobrazuje anegdota przytoczona przez Neila French’a, światowego szefa kreacji w agencji Ogilvy: Pewien hinduski rzeźbiarz słoni, zapytany przez dziennikarza: „Jak ty to robisz, że twoje słonie są takie piękne i nie można im nic zarzucić, nic dodać, nic ująć”, odpowiedział: „Biorę kawałek drewna, mój nożyk i odcinam wszystko, co nie wygląda jak słoń”.
Zatem idea odrzucenia niepotrzebnych informacji i danych jest wspaniałą receptą na dobry początek projektu intranetowego. Wdrożenie intranetu zawsze wiąże się z poczuciem, że udało się mam uporządkować dokumenty, wyrzucić niepotrzebne i na nowo zaplanować rozwój w tym zakresie.
Intranet – przyszłość polskich przedsiębiorstw?
Polskie firmy nie tylko coraz liczniej wykorzystują intranetowe rozwiązania w swoich organizacjach, ale także same je udoskonalają. Stałymi elementami sieci wewnętrznych w polskich firmach zaczynają być grupy dyskusyjne, czaty, blogi i galerie zdjęć. Pojawiły się nawet kompletne firmowe portale społecznościowe dla pracowników. Intranet przestaje być zatem miejscem, do którego pracownik ma dostęp wyłącznie w miejscu pracy. Wychodzi z biura i podąża za ludźmi. Jest dostępny z zewnątrz z dowolnego miejsca na ziemi za pomocą stron WWW lub telefonu komórkowego. Realizuje w ten sposób nowy model biznesowy – B2E (Business to Employee), w którym firma wykorzystuje elektroniczne środki przekazu do komunikacji z pracownikami. Pracownik zabiera głos, który ma wpływ na funkcjonowanie organizacji. Coraz częściej dodaje komentarze, zadaje pytania i angażuje się w portale społecznościowe dostępne w intranecie.
Szacuje się, że firmowe portale społecznościowe w najbliższych latach będą stosowane przez ponad 30 proc. organizacji na całym świecie. Jane McConnell, specjalistka strategii intranetu o globalnej renomie i autorka uznanego w branży IC dorocznego raportu Global Intranet Trends*, wskazuje, że przyszłością sieci wewnętrznych jest tego typu implementacja w ramach jednego systemu – Digital Workplace, który jest połączeniem klasycznego intranetu, platform współdziałania i narzędzi social media. Wszystko wskazuje na to, że trend firmowych facebooków niebawem zagości także w mniejszych, polskich firmach.
Gdzie edukować się w dziedzinie intranetów?
Największą platformą wymiany doświadczeń o komunikacji wewnętrznej i intranetach w Polsce jest kongres EICIM – European Internal Communication & Intranet Meeting, odbywający się w Warszawie, który wieńczy gala konkursu Internale Poland na najlepszy intranet i komunikację wewnętrzną. Ponadto od dwóch lat można uzyskać tytuł Certyfikowany Intranet Manager. O wszystkim informuje portal dla specjalistów tej dziedziny – Intranety.pl.
Aleksander Sala, Prezes Zarządu Kolibro Intranet Experts, Dyrektor Programowy Kongresu European IC & Intranet Meeting 201
Podstawowym zadaniem intranetu jest upraszczanie komunikacji wewnątrz przedsiębiorstwa. Sam intranet jest rodzajem systemu zarządzania komunikacją i informacją wewnątrz firmy. Funkcjonuje on na zasadzie systemu dostępnego dla pracowników firmy przez przeglądarkę internetową, dzięki któremu skutecznie i szybko mogą oni znaleźć szereg potrzebnych informacji i skutecznie przekazać informacje swojemu szefostwu czy współpracownikom. Umożliwia m.in. korzystanie z takich usług jak wewnętrzne komunikaty, baza dokumentów, raportowanie sprzedaży, system pracy grupowej czy narzędzia wspierające obsługę klienta.
Łatwiejsze i sprawniejsze zarządzanie firmą przy pomocy intranetu możliwe jest dzięki ustandaryzowaniu i nie powielaniu wielu czynności administracyjnych, jakie dzisiaj obciążają małe i średnie przedsiębiorstwa. Wspólne bazy dokumentów, łatwe rozliczenia urlopów, delegacji, posegregowane materiały ofertowe, szkoleniowe i inne zasoby informacyjne w tej samej formie dostępne są dla doświadczonych pracowników zarządzających, ale także dla nowych, którzy właśnie rozpoczęli pracę. W pracowniczym intranecie można także znaleźć wzory dokumentów, umów, prezentacji szkoleniowych czy inne wiadomości, dzięki którym wykonywanie obowiązków jest szybsze i bardziej sprawne.
Dla kogo?
Pojawienie się intranetu w organizacji determinuje bardziej potrzeba, aniżeli samo narzędzie. Współczesne intranety znajdują zastosowanie zarówno w instytucjach i urzędach administracji centralnej i samorządowej, w korporacjach, jak również w małych kilkudziesięcioosobowych firmach. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby posiadały go nawet kilkuosobowe zespoły pracowników, pod warunkiem że naprawdę będzie on tam pomocny. Zjawisko to porównać można do potrzeby używania telefonów komórkowych w firmie – używa się ich zarówno w dużych, jak i małych organizacjach, w zależności od zadań firmy.
Badania nad polskim intranetem dowodzą, że najbardziej pomocny jest pracownikom biurowym, jak również w firmach, których działalność opiera się na gromadzeniu dokumentów. O jego zaletach szybko przekonują się pracownicy, którzy do tej pory bazowali na klasycznych segregatorach. W firmach, w których dane w tradycyjnej, papierowej formie często przepływają między działami, gubią się lub są nieaktualne – wszystko razem przekłada się na opóźnienia w realizacji zamówień, straty i konieczność pracy w nadgodzinach. Poza tym każdy pracownik zobowiązany jest do wykonywania żmudnej pracy biurowej. Intranet pozwala usprawnić tego typu pracę, zabezpieczać wszystkie dokumenty, a co najważniejsze odciążyć pracowników.
Plusy korzystania z intranetu
Plusy INTRANETU w firmie:
- usprawniona komunikacja w firmie,
- sprawniejsze zarządzanie zasobami,
- szybki dostęp do obowiązujących firmowych standardów i wzorców,
- łatwe wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, informacji oraz korespondencji,
- stworzenie biblioteki i archiwów informacyjnych w formie dokumentów elektronicznych,
- stworzenie popytu na informację w firmie,
- obniżenie kosztów operacyjnych,
- usprawnienie procesu wdrażania nowych pracowników,
- niskie koszty utrzymania stanowisk.
Badania efektywności intranetów i ich rentowności mówią m.in. o tym, że przodujące w rankingach tych badań firmy oszczędziły dzięki poprawieniu swoich intranetów od 200 do 1000 dolarów rocznie na pracownika. Gdyby wszystkie firmy posiadały równie dobrze zaprojektowane intranety, roczne oszczędności z tego tytułu tylko w Stanach Zjednoczonych sięgnęłyby 22 mld dolarów, a w skali świata około 100 mld dolarów (badanie Norman Nielsen Group). Dzisiaj, tylko w obszarze administracji zleceń zastosowanie intranetu zapewnia oszczędność rzędu 20 proc. dziennego czasu pracy. Nawet chłodne potraktowanie tych danych pokazuje, że intranet może stać się kluczowym narzędziem dla firmy, poprawiającym nie tylko jakość pracy, ale i rentowność w prowadzeniu działalności.
Jak wdrożyć intranet?
Przeciętne koszty wdrożenia intranetu w małych i średnich przedsiębiorstwach
- 100-250-osobowa firma – od 25 tys. zł
- 50-99-osobowa firma – 10-20 tys. zł
- firma zatrudniająca do 50-ciu pracowników – 5-10 tys.
Intranet, jako szczególny typ wdrożenia IT, wskazuje na ścisłą zależność pomiędzy informatyką a zarządzaniem. Każde wdrożenie, które nie uwzględnia stanu bieżącego w realizacji procedur, obsługi procesów, obiegu dokumentów czy nawyków pracowników, może mieć poważne konsekwencje dla funkcjonowania firmy. Aby Intranet poprawił efektywność, usprawnił komunikację, obniżył koszty i zorganizował pracę, w proces jego projektowania powinny być zaangażowane osoby posiadające kompleksową wiedzę o działaniu przedsiębiorstwa jako całości, z uwzględnieniem aspektów technicznych, jak i organizacyjnych. Nieocenione w tym względzie jest wsparcie kadry zarządzającej.
Przy pierwszym wdrożeniu intranetu w organizacji należy pamiętać, aby nie był on zbyt skomplikowany, gdyż może spotkać się z odrzuceniem przez pracowników. Zatem jako pierwsze w procesie wdrażania intranetu powinny znaleźć się tylko najpotrzebniejsze informacje. Dzisiaj ułatwiają to gotowe systemy intranetowe. Skuteczność etapowego podejścia we wdrażaniu intranetu niech zobrazuje anegdota przytoczona przez Neila French’a, światowego szefa kreacji w agencji Ogilvy: Pewien hinduski rzeźbiarz słoni, zapytany przez dziennikarza: „Jak ty to robisz, że twoje słonie są takie piękne i nie można im nic zarzucić, nic dodać, nic ująć”, odpowiedział: „Biorę kawałek drewna, mój nożyk i odcinam wszystko, co nie wygląda jak słoń”.
Zatem idea odrzucenia niepotrzebnych informacji i danych jest wspaniałą receptą na dobry początek projektu intranetowego. Wdrożenie intranetu zawsze wiąże się z poczuciem, że udało się mam uporządkować dokumenty, wyrzucić niepotrzebne i na nowo zaplanować rozwój w tym zakresie.
Intranet – przyszłość polskich przedsiębiorstw?
Polskie firmy nie tylko coraz liczniej wykorzystują intranetowe rozwiązania w swoich organizacjach, ale także same je udoskonalają. Stałymi elementami sieci wewnętrznych w polskich firmach zaczynają być grupy dyskusyjne, czaty, blogi i galerie zdjęć. Pojawiły się nawet kompletne firmowe portale społecznościowe dla pracowników. Intranet przestaje być zatem miejscem, do którego pracownik ma dostęp wyłącznie w miejscu pracy. Wychodzi z biura i podąża za ludźmi. Jest dostępny z zewnątrz z dowolnego miejsca na ziemi za pomocą stron WWW lub telefonu komórkowego. Realizuje w ten sposób nowy model biznesowy – B2E (Business to Employee), w którym firma wykorzystuje elektroniczne środki przekazu do komunikacji z pracownikami. Pracownik zabiera głos, który ma wpływ na funkcjonowanie organizacji. Coraz częściej dodaje komentarze, zadaje pytania i angażuje się w portale społecznościowe dostępne w intranecie.
Szacuje się, że firmowe portale społecznościowe w najbliższych latach będą stosowane przez ponad 30 proc. organizacji na całym świecie. Jane McConnell, specjalistka strategii intranetu o globalnej renomie i autorka uznanego w branży IC dorocznego raportu Global Intranet Trends*, wskazuje, że przyszłością sieci wewnętrznych jest tego typu implementacja w ramach jednego systemu – Digital Workplace, który jest połączeniem klasycznego intranetu, platform współdziałania i narzędzi social media. Wszystko wskazuje na to, że trend firmowych facebooków niebawem zagości także w mniejszych, polskich firmach.
Gdzie edukować się w dziedzinie intranetów?
Największą platformą wymiany doświadczeń o komunikacji wewnętrznej i intranetach w Polsce jest kongres EICIM – European Internal Communication & Intranet Meeting, odbywający się w Warszawie, który wieńczy gala konkursu Internale Poland na najlepszy intranet i komunikację wewnętrzną. Ponadto od dwóch lat można uzyskać tytuł Certyfikowany Intranet Manager. O wszystkim informuje portal dla specjalistów tej dziedziny – Intranety.pl.
Aleksander Sala, Prezes Zarządu Kolibro Intranet Experts, Dyrektor Programowy Kongresu European IC & Intranet Meeting 201
|
nr 10(114)2011  |
|
