Świat pod kontrolą
EDI, jako narzędzie do wyeliminowania papierowego przepływu dokumentów
Zdecydowana większość przedsiębiorstw doświadcza mniejszych lub większych niedogodności związanych z obiegiem papierowych zamówień i faktur. Powszechne są zagubione bądź przetrzymywane „w szufladzie” faktury, dublujące się zamówienia, które nie zawsze na czas docierają do kontrahenta. Zarówno faktury, jak i zamówienia w formie papierowej generują szereg manualnych, niedodających wartości procesów, które można wyeliminować poprzez wdrożenie Electronic Data Interchange (EDI).
Jednym z najważniejszych obszarów znacząco wpływających na satysfakcję klienta, która ma swoje źródło w cenie, czasie i jakości świadczonych usług lub dostarczanych towarów, jest proces realizacji zamówień od klientów, którego skuteczność jest istotną miarą efektywności łańcucha dostaw. Łańcuch dostaw firmy jest nieustannie poddawany presji ze strony klienta – presji zwiększenia elastyczności reakcji, szybszej i prostszej obsługi zleceń czy fakturowania pozbawionego czasochłonnych wyjaśnień. Dodatkowo, kierownictwo firmy oczekuje redukcji własnych kosztów działania i skoncentrowania się na zadaniach będących wartością dodaną dla firmy.
Ale w jaki sposób osiągnąć wartość dodaną, kiedy firmę zalewa masa papierowych zamówień? Kiedy zamówienia po manualnym przeniesieniu danych do systemu, np. klasy ERP, nie są już tymi samymi zamówieniami, które wysłał klient z racji ludzkich błędów przy ręcznym przenoszeniu danych? Jak poradzić sobie z zamówieniami, które nigdy nie dotarły do Centrali, ponieważ nasz oddział w regionie zamówienie zagubił lub też zapomniał przesłać, gdyż miał ważniejsze sprawy na głowie? Co zrobić, kiedy klient zamawia u nas produkty lub usługi, które zostały już dawno wycofane z oferty, ale nikt go o tym nie poinformował? Jak wytłumaczyć klientowi, dlaczego nasze faktury jeszcze do niego nie dotarły, choć wysłaliśmy je już jakiś czas temu? Rozwiązaniem na powyższe problemy może być wdrożenie Electronic Data Interchange (EDI), najczęściej w zakresie obsługi cennika, zamówień i faktur.
Cenniki, zamówienia, faktury
Z technicznego punktu widzenia EDI jest rozwiązaniem mającym na celu elektroniczną wymianę komunikatów między dwoma systemami, natychmiastowy odbiór komunikatu i bezbłędne wprowadzenie danych do systemu docelowego w celu weryfikacji i dalszego procesowania. W ramach elektronicznej wymiany danych możliwe jest przesyłanie nie tylko coraz popularniejszych elektronicznych faktur, ale także np. cennika z pełną listą oferowanych produktów i usług czy nowych zamówień, zmian, potwierdzeń lub też skasowania zamówień, a także potwierdzeń dostaw towarów. Szeroki wachlarz możliwości EDI umożliwia praktycznie pełne wyeliminowanie papierowych dokumentów z procesu realizacji zleceń klienta. Omówmy zatem korzyści wynikające z wdrożenia poszczególnych elektronicznych komunikatów, takich jak cennik, zlecenie, faktura.
Elektroniczny cennik zaproponowany przez firmę jej klientom umożliwia osiągnięcie szeregu niezwykle istotnych korzyści. Najważniejszą z nich jest aktualność oferty. Ze strony procesowej, każda zmiana oferty ze strony firmy wiąże się z wysłaniem najbardziej aktualnego cennika do klienta, który to służy następnie do składania aktualnych zamówień. Klient ma wówczas pełną i aktualną wiedzę na temat oferowanych produktów, ich cen, dostępności, warunków płatności oraz dostęp do innych istotnych informacji, a zamówienia mogą być składane jedynie na aktualnie oferowane towary lub usługi. Elektroniczny cennik może z powodzeniem zastąpić np. papierowe broszury z cenami poszczególnych towarów dystrybuowane do najważniejszych klientów.
Kolejnym krokiem prowadzącym do osiągnięcia istotnych korzyści biznesowych jest wdrożenie elektronicznych zamówień. Całkowita eliminacja błędów podczas wprowadzania danych z papierowego zamówienia do systemu to oczywisty benefit wynikające z wdrożenia elektronicznych zamówień. Bezbłędne zamówienia w systemie oznaczają trafniejsze dostawy do odbiorców końcowych, a tym samym ograniczenie liczby zwrotów wynikających z omyłkowych dostaw. Istotna jest także redukcja kosztów, gdyż wdrożenie elektronicznych zamówień to mniejsze zaangażowanie czynnika ludzkiego do wprowadzania, weryfikacji i realizacji zamówień. Dzięki temu pracownicy mogą skoncentrować się na realizacji zadań prowadzących do zwiększania wartości dodanej firmy, zamiast tracić czas na mało konstruktywne manualne operacje, co w ostateczności prowadzi do poprawy konkurencyjności całej firmy. Elektroniczne zamówienia są cenną formą pozostawania z dostawcami on-line. Jest to szczególnie odczuwalne jako wsparcie dla procesu VMI (Vendor Managed Inventory), czyli procesu, w którym dostawca zarządza procesem zaopatrzeniowym.
Szczególne korzyści związane z wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów będą odczuwalne przez firmy operujące w różnych regionach kraju, a przetwarzające zamówienia centralnie. EDI umożliwia natychmiastowe odebranie zamówienia, niezależnie od miejsca jego utworzenia. Papierowe zamówienia zalegające na biurkach pracowników w regionie przechodzą do historii. Tym samym do historii przechodzą także sytuacje, w których trzeba było poinformować klienta, że niestety nie mamy zamówionego towaru na czas, ponieważ nie wiedzieliśmy, że takie zamówienie zostało złożone. Usprawnienie organizacji oraz obiegu informacji, a także większa przejrzystość procesu stają się niejako standardem.
Ostatnim kluczowym dokumentem biznesowym możliwym do przesłania z wykorzystaniem EDI są elektroniczne faktury. To od ich wdrożenia firmy najczęściej zaczynają swoją przygodę z EDI. Ich zastosowanie to przede wszystkim skrócenie cyklu konwersji gotówki poprzez skrócenie czasu otrzymania płatności liczonego od daty wystawienia faktury. Przekłada się to bezpośrednio na poprawę cash flow. Realne skrócenie obiegu dokumentu można oszacować na trzy-cztery dni w porównaniu do procesowania zwykłych faktur papierowych. Korzyści będą szczególnie widoczne dla organizacji jak Centra Usług Księgowych, gdzie funkcjonują ujednolicone procesy dla czynności obsługi faktur, które często są dodatkowo wsparte, np. Workflow. EDI – wraz z pełną funkcjonalnością Workflow – stanowi niezwykle skuteczne narzędzie w eliminacji papierowych faktur.
Przejście z faktury papierowej na fakturę elektroniczną nie jest skomplikowane. Z formalnego punktu widzenia wymagane jest jedynie poinformowanie Urzędu Skarbowego o takim zamiarze. Oczywiście na potrzeby audytu lub kontroli skarbowej ważne jest utworzenie i przechowywanie pełnej specyfikacji technicznej oraz elektronicznego archiwum faktur.
Wdrożenie EDI
EDI, jako narzędzie eliminacji papierowego obiegu informacji, ma szereg wcześniej wymienionych korzyści, jednak przed podjęciem decyzji o wdrożeniu należy mieć na uwadze kilka kwestii. Po pierwsze, wdrożenie ma ekonomiczny sens jedynie w przypadku stałych klientów, z którymi firma prowadzi regularny handel ze znaczną liczbą transakcji. Po drugie, obie strony EDI muszą widzieć korzyści z wdrożenia, zadbać o konieczne zmiany procesowe i pokryć konieczne wydatki inwestycyjne po swojej stronie. Kolejna istotna kwestia to podejście partnerskie w relacjach biznesowych z kontrahentem. Jeżeli któraś ze stron chciałaby wykorzystać wdrożenie EDI jedynie dla własnych celów kosztem kontrahenta, może to być ostatni wspólny projekt tych firm. W końcu należy uważnie dobierać argumenty, jakich używamy podczas przekonywania kontrahentów do wdrożenia EDI. Klient może uznać, że skoro tak bardzo zależy nam na wdrożeniu, to będziemy mieli z tego znaczące korzyści i bez problemów będziemy w stanie obniżyć ceny naszych towarów i usług. A tego przecież żadna firma nie chce.
Radosław Jach
Senior consultant w IPOPEMA Business Consulting
http://www.ipopemabc.pl
Ale w jaki sposób osiągnąć wartość dodaną, kiedy firmę zalewa masa papierowych zamówień? Kiedy zamówienia po manualnym przeniesieniu danych do systemu, np. klasy ERP, nie są już tymi samymi zamówieniami, które wysłał klient z racji ludzkich błędów przy ręcznym przenoszeniu danych? Jak poradzić sobie z zamówieniami, które nigdy nie dotarły do Centrali, ponieważ nasz oddział w regionie zamówienie zagubił lub też zapomniał przesłać, gdyż miał ważniejsze sprawy na głowie? Co zrobić, kiedy klient zamawia u nas produkty lub usługi, które zostały już dawno wycofane z oferty, ale nikt go o tym nie poinformował? Jak wytłumaczyć klientowi, dlaczego nasze faktury jeszcze do niego nie dotarły, choć wysłaliśmy je już jakiś czas temu? Rozwiązaniem na powyższe problemy może być wdrożenie Electronic Data Interchange (EDI), najczęściej w zakresie obsługi cennika, zamówień i faktur.
Cenniki, zamówienia, faktury
Z technicznego punktu widzenia EDI jest rozwiązaniem mającym na celu elektroniczną wymianę komunikatów między dwoma systemami, natychmiastowy odbiór komunikatu i bezbłędne wprowadzenie danych do systemu docelowego w celu weryfikacji i dalszego procesowania. W ramach elektronicznej wymiany danych możliwe jest przesyłanie nie tylko coraz popularniejszych elektronicznych faktur, ale także np. cennika z pełną listą oferowanych produktów i usług czy nowych zamówień, zmian, potwierdzeń lub też skasowania zamówień, a także potwierdzeń dostaw towarów. Szeroki wachlarz możliwości EDI umożliwia praktycznie pełne wyeliminowanie papierowych dokumentów z procesu realizacji zleceń klienta. Omówmy zatem korzyści wynikające z wdrożenia poszczególnych elektronicznych komunikatów, takich jak cennik, zlecenie, faktura.
Elektroniczny cennik zaproponowany przez firmę jej klientom umożliwia osiągnięcie szeregu niezwykle istotnych korzyści. Najważniejszą z nich jest aktualność oferty. Ze strony procesowej, każda zmiana oferty ze strony firmy wiąże się z wysłaniem najbardziej aktualnego cennika do klienta, który to służy następnie do składania aktualnych zamówień. Klient ma wówczas pełną i aktualną wiedzę na temat oferowanych produktów, ich cen, dostępności, warunków płatności oraz dostęp do innych istotnych informacji, a zamówienia mogą być składane jedynie na aktualnie oferowane towary lub usługi. Elektroniczny cennik może z powodzeniem zastąpić np. papierowe broszury z cenami poszczególnych towarów dystrybuowane do najważniejszych klientów.
Kolejnym krokiem prowadzącym do osiągnięcia istotnych korzyści biznesowych jest wdrożenie elektronicznych zamówień. Całkowita eliminacja błędów podczas wprowadzania danych z papierowego zamówienia do systemu to oczywisty benefit wynikające z wdrożenia elektronicznych zamówień. Bezbłędne zamówienia w systemie oznaczają trafniejsze dostawy do odbiorców końcowych, a tym samym ograniczenie liczby zwrotów wynikających z omyłkowych dostaw. Istotna jest także redukcja kosztów, gdyż wdrożenie elektronicznych zamówień to mniejsze zaangażowanie czynnika ludzkiego do wprowadzania, weryfikacji i realizacji zamówień. Dzięki temu pracownicy mogą skoncentrować się na realizacji zadań prowadzących do zwiększania wartości dodanej firmy, zamiast tracić czas na mało konstruktywne manualne operacje, co w ostateczności prowadzi do poprawy konkurencyjności całej firmy. Elektroniczne zamówienia są cenną formą pozostawania z dostawcami on-line. Jest to szczególnie odczuwalne jako wsparcie dla procesu VMI (Vendor Managed Inventory), czyli procesu, w którym dostawca zarządza procesem zaopatrzeniowym.
Szczególne korzyści związane z wprowadzeniem elektronicznego obiegu dokumentów będą odczuwalne przez firmy operujące w różnych regionach kraju, a przetwarzające zamówienia centralnie. EDI umożliwia natychmiastowe odebranie zamówienia, niezależnie od miejsca jego utworzenia. Papierowe zamówienia zalegające na biurkach pracowników w regionie przechodzą do historii. Tym samym do historii przechodzą także sytuacje, w których trzeba było poinformować klienta, że niestety nie mamy zamówionego towaru na czas, ponieważ nie wiedzieliśmy, że takie zamówienie zostało złożone. Usprawnienie organizacji oraz obiegu informacji, a także większa przejrzystość procesu stają się niejako standardem.
Ostatnim kluczowym dokumentem biznesowym możliwym do przesłania z wykorzystaniem EDI są elektroniczne faktury. To od ich wdrożenia firmy najczęściej zaczynają swoją przygodę z EDI. Ich zastosowanie to przede wszystkim skrócenie cyklu konwersji gotówki poprzez skrócenie czasu otrzymania płatności liczonego od daty wystawienia faktury. Przekłada się to bezpośrednio na poprawę cash flow. Realne skrócenie obiegu dokumentu można oszacować na trzy-cztery dni w porównaniu do procesowania zwykłych faktur papierowych. Korzyści będą szczególnie widoczne dla organizacji jak Centra Usług Księgowych, gdzie funkcjonują ujednolicone procesy dla czynności obsługi faktur, które często są dodatkowo wsparte, np. Workflow. EDI – wraz z pełną funkcjonalnością Workflow – stanowi niezwykle skuteczne narzędzie w eliminacji papierowych faktur.
Przejście z faktury papierowej na fakturę elektroniczną nie jest skomplikowane. Z formalnego punktu widzenia wymagane jest jedynie poinformowanie Urzędu Skarbowego o takim zamiarze. Oczywiście na potrzeby audytu lub kontroli skarbowej ważne jest utworzenie i przechowywanie pełnej specyfikacji technicznej oraz elektronicznego archiwum faktur.
Wdrożenie EDI
EDI, jako narzędzie eliminacji papierowego obiegu informacji, ma szereg wcześniej wymienionych korzyści, jednak przed podjęciem decyzji o wdrożeniu należy mieć na uwadze kilka kwestii. Po pierwsze, wdrożenie ma ekonomiczny sens jedynie w przypadku stałych klientów, z którymi firma prowadzi regularny handel ze znaczną liczbą transakcji. Po drugie, obie strony EDI muszą widzieć korzyści z wdrożenia, zadbać o konieczne zmiany procesowe i pokryć konieczne wydatki inwestycyjne po swojej stronie. Kolejna istotna kwestia to podejście partnerskie w relacjach biznesowych z kontrahentem. Jeżeli któraś ze stron chciałaby wykorzystać wdrożenie EDI jedynie dla własnych celów kosztem kontrahenta, może to być ostatni wspólny projekt tych firm. W końcu należy uważnie dobierać argumenty, jakich używamy podczas przekonywania kontrahentów do wdrożenia EDI. Klient może uznać, że skoro tak bardzo zależy nam na wdrożeniu, to będziemy mieli z tego znaczące korzyści i bez problemów będziemy w stanie obniżyć ceny naszych towarów i usług. A tego przecież żadna firma nie chce.
Radosław Jach
Senior consultant w IPOPEMA Business Consulting
http://www.ipopemabc.pl
|
nr 1(117)2012  |
|
