Oko na projekt
System monitoringu projektów - kiedy i komu się opłaca?
System monitoringu projektów to narzędzie najbardziej pożądane przez kierowników projektów, jak również osoby odpowiedzialne za zarządzanie całym portfelem projektów. Z uwagi na to, że rozwiązania dostępne na polskim rynku są zwykle zbyt skomplikowane lub nie do końca dostosowane do potrzeb polskiego klienta, postaram się wyjaśnić – jak wybrać SMP, który w sposób intuicyjny będzie ułatwiał sprawne sterowanie procesami zarządzania projektami i zasobami każdej organizacji.
Coraz bardziej doceniane przez MSP...
Systemy monitoringu projektów to narzędzia coraz bardziej doceniane przez polskich przedsiębiorców. Nie bez powodu na rynku znaleźć można szereg proponowanych rozwiązań – od darmowych po pełnopłatne systemy informatyczne. Decydując się na wybór jednego z nich, należy zwrócić uwagę na funkcjonalności dostępne w ramach rozwiązania. Jak tłumaczą eksperci z firmy informatycznej NetLine Group, newralgicznymi punktami systemu monitoringu projektów powinny być przede wszystkim:
1. Możliwość bieżącego monitorowania kosztów projektów;
2. Możliwość śledzenia wielu planów finansowania i porównywania ich z rzeczywistymi wydatkami;
3. Dostarczanie mechanizmów umożliwiających podjęcie decyzji o relokacji środków pomiędzy projektami;
4. Umożliwienie śledzenia finansowania projektów w podziale na źródła finansowania oraz klasyfikację budżetową środków;
5. Dostarczenie mechanizmów do wnioskowania o zmianę finansowania poszczególnych projektów;
6. Automatyzacja procesu pozyskiwania danych do monitoringu z systemów finansowo-księgowych.
Pamiętajmy również, że wdrożenie każdego systemu informatycznego wiąże się z koniecznością nabycia odpowiedniego know-how. Dlatego wybierając firmę IT jeszcze przed podpisaniem umowy warto poznać wszystkie aspekty danej oferty.
Samodzielnie czy w integracji z EPM i ERP?
System monitoringu projektów powinien pozwalać na integrację z systemami klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) lub EPM (ang. Enterprise Project Management). Łączenie funkcjonalności SMP z systemem księgowo-finansowym to stała kontrola nad kosztami projektów i możliwość szybkiej reakcji w razie pojawienia się nieprawidłowości.
Z kolei integracja z EPM tworzy kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami, portfelami projektów oraz monitoringu wykorzystania zasobów z uwzględnieniem specyficznej analityki i wymagań danego przedsiębiorstwa. Dzięki możliwości zarządzania przepływem gotówki, firma zyskuje kontrolę oraz możliwość kompleksowego i efektywnego zarządzania prowadzonymi projektami.
Dlatego na etapie planowania wdrożenia warto rozważyć integrację systemu monitoringu projektów z systemem ERP lub/i z EPM. Zintegrowany SMP może stać się elementem kompleksowego i bardzo wydajnego rozwiązania do zarządzania projektami i portfelami projektów.
Wykorzystanie Systemu Monitoringu Projektów przynosi korzyści w wielu aspektach zarządzania projektami. Na pewno najważniejszymi z nich jest możliwość pełnej automatyzacji pracy oraz likwidacji redundancji wprowadzanych danych, dające oszczędność czasu i pieniędzy – tłumaczy Krzysztof Adamczyk, dyrektor pionu systemów zintegrowanych NetLine Group.
Projekt, który żyje własnym życiem?
Aby system monitoringu projektów pozwalał na koordynację podejmowanych działań, powinien funkcjonować w sposób intuicyjny. Dlatego zaleca się, aby każdy projekt realizowany za pośrednictwem SMP działał w oparciu o tzw. <BOLD>:<karty>, które odzwierciedlają kluczowe stany w cyklu życia danego projektu. Polecany schemat to:
1. Karta robocza – umożliwiająca wprowadzenie danych;
2. Karta bazowa – zawierająca zatwierdzone dane. Ponieważ tego typu karta nie podlega dalszej modyfikacji, zawsze istnieje możliwość porównywania danych z pierwotnie zatwierdzonym planem;
3. Karta operacyjna – umożliwiająca rejestrację bieżących danych;
4. Karta zmiany – umożliwiająca wnioskowanie o zmianę zakresu i budżetu projektu;
5. Karta uchwalona – kolejny oficjalnie zatwierdzony plan rzeczowo-finansowy projektu.
Zapisywanie projektów na poszczególnych kartach pozwala na rejestrowanie zmian, jakie oddziałują na zakres i budżet projektu oraz podejmowanie decyzji dotyczących modyfikacji finansowania projektów – tłumaczy Krzysztof Adamczyk.
Fot. NetLine
Każdy system monitoringu projektów powinien dawać dostęp do szczegółowych raportów prezentujących stan podstawowych parametrów projektu i pozwalających na kontrolę nad poszczególnymi jego etapami. Taki raport prezentuje wybrane dane w różnych konfiguracjach i daje możliwość analizy projektu na przestrzeni określonego czasu. Dzięki temu osoby nadzorujące realizację projektów zyskują stały dostęp do informacji i możliwość strategicznego zarządzania nimi.
Dostęp do raportów powinien być intuicyjny i możliwy także poprzez przeglądarkę WWW.
Podsumowując
System monitoringu projektów to wszechstronne narzędzie wspierające zarządzanie i monitorowanie wszystkimi projektami w ramach danego przedsiębiorstwa. Możliwość integracji z systemami ERP czy EPM to dodatkowa korzyść, dzięki której firma ma realną możliwość likwidacji redundancji wprowadzanych danych i stworzenia kompleksowego środowiska projektowego. Z kolei raporty umożliwiają analizę całej puli projektów w zakresie rzeczowo-finansowym, co w efekcie daje pełną kontrolę nad prowadzonymi przedsięwzięciami i możliwość wprowadzania zmian zmierzających do jak najbardziej optymalnego zarządzania.
Źródło: www.NetLine.pl
Systemy monitoringu projektów to narzędzia coraz bardziej doceniane przez polskich przedsiębiorców. Nie bez powodu na rynku znaleźć można szereg proponowanych rozwiązań – od darmowych po pełnopłatne systemy informatyczne. Decydując się na wybór jednego z nich, należy zwrócić uwagę na funkcjonalności dostępne w ramach rozwiązania. Jak tłumaczą eksperci z firmy informatycznej NetLine Group, newralgicznymi punktami systemu monitoringu projektów powinny być przede wszystkim:
1. Możliwość bieżącego monitorowania kosztów projektów;
2. Możliwość śledzenia wielu planów finansowania i porównywania ich z rzeczywistymi wydatkami;
3. Dostarczanie mechanizmów umożliwiających podjęcie decyzji o relokacji środków pomiędzy projektami;
4. Umożliwienie śledzenia finansowania projektów w podziale na źródła finansowania oraz klasyfikację budżetową środków;
5. Dostarczenie mechanizmów do wnioskowania o zmianę finansowania poszczególnych projektów;
6. Automatyzacja procesu pozyskiwania danych do monitoringu z systemów finansowo-księgowych.
Pamiętajmy również, że wdrożenie każdego systemu informatycznego wiąże się z koniecznością nabycia odpowiedniego know-how. Dlatego wybierając firmę IT jeszcze przed podpisaniem umowy warto poznać wszystkie aspekty danej oferty.
Samodzielnie czy w integracji z EPM i ERP?
System monitoringu projektów powinien pozwalać na integrację z systemami klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) lub EPM (ang. Enterprise Project Management). Łączenie funkcjonalności SMP z systemem księgowo-finansowym to stała kontrola nad kosztami projektów i możliwość szybkiej reakcji w razie pojawienia się nieprawidłowości.
Z kolei integracja z EPM tworzy kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami, portfelami projektów oraz monitoringu wykorzystania zasobów z uwzględnieniem specyficznej analityki i wymagań danego przedsiębiorstwa. Dzięki możliwości zarządzania przepływem gotówki, firma zyskuje kontrolę oraz możliwość kompleksowego i efektywnego zarządzania prowadzonymi projektami.
Dlatego na etapie planowania wdrożenia warto rozważyć integrację systemu monitoringu projektów z systemem ERP lub/i z EPM. Zintegrowany SMP może stać się elementem kompleksowego i bardzo wydajnego rozwiązania do zarządzania projektami i portfelami projektów.
Wykorzystanie Systemu Monitoringu Projektów przynosi korzyści w wielu aspektach zarządzania projektami. Na pewno najważniejszymi z nich jest możliwość pełnej automatyzacji pracy oraz likwidacji redundancji wprowadzanych danych, dające oszczędność czasu i pieniędzy – tłumaczy Krzysztof Adamczyk, dyrektor pionu systemów zintegrowanych NetLine Group.
Projekt, który żyje własnym życiem?
Aby system monitoringu projektów pozwalał na koordynację podejmowanych działań, powinien funkcjonować w sposób intuicyjny. Dlatego zaleca się, aby każdy projekt realizowany za pośrednictwem SMP działał w oparciu o tzw. <BOLD>:<karty>, które odzwierciedlają kluczowe stany w cyklu życia danego projektu. Polecany schemat to:
1. Karta robocza – umożliwiająca wprowadzenie danych;
2. Karta bazowa – zawierająca zatwierdzone dane. Ponieważ tego typu karta nie podlega dalszej modyfikacji, zawsze istnieje możliwość porównywania danych z pierwotnie zatwierdzonym planem;
3. Karta operacyjna – umożliwiająca rejestrację bieżących danych;
4. Karta zmiany – umożliwiająca wnioskowanie o zmianę zakresu i budżetu projektu;
5. Karta uchwalona – kolejny oficjalnie zatwierdzony plan rzeczowo-finansowy projektu.
Zapisywanie projektów na poszczególnych kartach pozwala na rejestrowanie zmian, jakie oddziałują na zakres i budżet projektu oraz podejmowanie decyzji dotyczących modyfikacji finansowania projektów – tłumaczy Krzysztof Adamczyk.
Fot. NetLine
Każdy system monitoringu projektów powinien dawać dostęp do szczegółowych raportów prezentujących stan podstawowych parametrów projektu i pozwalających na kontrolę nad poszczególnymi jego etapami. Taki raport prezentuje wybrane dane w różnych konfiguracjach i daje możliwość analizy projektu na przestrzeni określonego czasu. Dzięki temu osoby nadzorujące realizację projektów zyskują stały dostęp do informacji i możliwość strategicznego zarządzania nimi.
Dostęp do raportów powinien być intuicyjny i możliwy także poprzez przeglądarkę WWW.
Podsumowując
System monitoringu projektów to wszechstronne narzędzie wspierające zarządzanie i monitorowanie wszystkimi projektami w ramach danego przedsiębiorstwa. Możliwość integracji z systemami ERP czy EPM to dodatkowa korzyść, dzięki której firma ma realną możliwość likwidacji redundancji wprowadzanych danych i stworzenia kompleksowego środowiska projektowego. Z kolei raporty umożliwiają analizę całej puli projektów w zakresie rzeczowo-finansowym, co w efekcie daje pełną kontrolę nad prowadzonymi przedsięwzięciami i możliwość wprowadzania zmian zmierzających do jak najbardziej optymalnego zarządzania.
Źródło: www.NetLine.pl
|
nr 4(120)2012  |
|
