Jak prawidłowo znaleźć i zatrudnić pracownika
PRAWO PRACY
Poprawiająca się stopniowo sytuacja na rynku sprawia, że firmy znów chętniej poszukują pracowników – zarówno tzw. szeregowych, jak i specjalistów wyższych szczebli. Począwszy od podjęcia decyzji o rozszerzeniu załogi, na pracodawcy spoczywa szereg obowiązków związanych z prawidłowym i zgodnym z prawem prowadzeniem rekrutacji, a następnie – po znalezieniu odpowiedniego kandydata – formalnym przyjęciem go do pracy.
Etap rekrutacyjny
Przystępując do rekrutacji na dane stanowisko pracodawca może zdecydować się zarówno na obsadzenie go przez pracownika już zatrudnionego w przedsiębiorstwie (tzw. rekrutacja wewnętrzna), jak i osobę niezwiązaną w danym momencie z firmą (rekrutacja zewnętrzna). Rekrutacja wewnętrzna często jest niedocenianym przez pracodawców sposobem pozyskania pracownika. Niesłusznie, działanie takie może mieć bowiem charakter motywujący pracowników do podwyższania kwalifikacji, aby w przyszłości osiągnąć wyższe stanowisko, a pracodawcy daje większą pewność zatrudnienia pracownika znającego specyfikę pracy przedsiębiorstwa. Pracodawca powinien także pamiętać, że zgodnie z kodeksem pracy (kp) jest on zobowiązany informować pracowników w sposób przyjęty w firmie o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony o wolnych miejscach pracy.
Rekrutacja zewnętrzna może być prowadzona zarówno bezpośrednio przez pracodawcę, jak i za pośrednictwem profesjonalnej firmy zajmującej się wyszukiwaniem i wstępnym wyborem kandydatów na dane stanowisko. W obu przypadkach pracodawca powinien jednak skonstruować treść ogłoszenia w taki sposób, aby uniknąć zarzutu dyskryminacji. Kodeks pracy nakazuje bowiem równe traktowanie pracowników w zakresie nawiązania stosunku pracy bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Niedopuszczalne są zatem m.in. powszechne zastrzeżenia dotyczące górnej granicy wieku kandydatów ubiegających się o zatrudnienie, chyba że rodzaj pracy lub warunki jej wykonywania powodują, że wiek ma rzeczywiste znaczenie na danym stanowisku. Należy też pamiętać, że przepisy prawa pracy przewidują zamknięty katalog danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od kandydatów ubiegających się o pracę. Są nimi:
Wybór formy zatrudnienia
Dokonawszy wyboru odpowiedniego pracownika, pracodawca musi zadecydować o wyborze odpowiedniej formy zatrudnienia. Zależnie od specyfiki firmy i obsadzanego wakatu może zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę na czas nieokreślony bądź określony, na czas wykonania określonej pracy, a celem sprawdzenia pracownika każdą z tych umów może poprzedzić umową na okres próbny, nieprzekraczający trzech miesięcy. Jeśli wolne stanowisko ma charakter tymczasowy i spowodowane jest usprawiedliwioną nieobecnością innego pracownika, istnieje też możliwość zawarcia umowy o pracę na zastępstwo, charakteryzującej się krótkim, trzydniowym okresem wypowiedzenia.
Zawierając z pracownikiem umowę o pracę na czas nieokreślony pracodawca powinien mieć świadomość, że rozwiązując ją za wypowiedzeniem zobowiązany jest do podania przyczyny wypowiedzenia, podlegającej w przypadku ewentualnego sporu z pracownikiem kontroli sądu pracy w zakresie jej prawdziwości i konkretności. Takiego obowiązku przepisy prawa nie przewidują dla umów o pracę zawartych na czas określony – w ich przypadku należy jednak pamiętać, że możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy przez każdą stronę istnieje, gdy umowa zawarta jest na okres dłuższy niż sześć miesięcy i została wyraźnie przewidziana w treści umowy. Ważne przy tym, że umowa na czas określony może być zawarta nawet na okres dwunastu lat, o ile tak długi czas wynika z charakteru pracy (np. gdy umowa rzeczywiście dotyczy wykonywania zadań oznaczonych w czasie) lub z innych przyczyn zawarcie umowy na wieloletni okres nie narusza usprawiedliwionego i zgodnego interesu obu stron stosunku pracy (takie wnioski płyną m.in. z wyroków Sądu Najwyższego z 07 IX 2005 r., II PK 294/04) i 25 X 2007 r. (II PK 49/07).
Aktualnie wiele firm poszukując oszczędności decyduje się na zawieranie umów cywilnoprawnych – zlecenia bądź o dzieło. Pracodawca rozważający takie rozwiązanie musi jednak mieć na uwadze bezwzględny zakaz zastępowania umowy o pracę umowami cywilnoprawnymi, wynikający z Kodeksu pracy. Jeśli zatem umowa, którą strony nazwą umową o dzieło, będzie spełniać kodeksowe warunki, a zatem będzie zobowiązywać pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawcę do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem, to w rzeczywistości będzie ona umową o pracę, a pracownik będzie mógł wystąpić do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy. Konsekwencją dla pracodawcy – poza grzywną – może być też konieczność odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne.
Obowiązki związane z nawiązaniem stosunku pracy
Nie ulega wątpliwości, że mimo przewidzianej w Kodeksie pracy możliwości ustnego zawarcia umowy o pracę, dla własnego bezpieczeństwa każdą umowę pracodawca powinien sporządzić w formie pisemnej. Zawierając jednak umowę ustnie powinien pamiętać, aby najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków. W terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę powinien także przekazać pracownikowi informację o:
Zgodnie z art. 229 § 4 kp, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Na pracodawcę przepisy nakładają zatem obowiązek skierowania pracownika na badania, on także zobowiązany jest pokryć koszty takich badań. Pracownik skierowany na wstępne badania nie może odmówić poddania się badaniom – odmowa może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę, bez zachowania okresu wypowiedzenia (SN w wyroku z 10 V 2000 r., I PKN 642/99). Badaniom wstępnym nie podlegają osoby przyjmowane ponownie do pracy u pracodawcy na to samo stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z pracodawcą.
Przed podjęciem przez pracownika pracy pracodawca powinien zapoznać go z treścią aktów prawa wewnętrznego (najczęściej będzie to regulamin pracy i wynagradzania) oraz zapewnić mu odpowiednie przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie nie jest wymagane w stosunku do pracowników podejmujących pracę na tym samym stanowisku pracy, na którym zatrudnieni byli bezpośrednio przed zawarciem z tym samym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
Nawiązanie stosunku pracy obliguje pracodawcę do spełnienia obowiązków o charakterze publicznoprawnym w zakresie dokonania odpowiednich zgłoszeń. W ciągu siedmiu dni od dnia nawiązania stosunku pracy pracodawca-płatnik ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych, składając w odpowiednim dla swojej siedziby Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych formularz ZUS-ZUA. Pracodawca, który równocześnie z zatrudnianiem pracowników sam rozpoczyna działalność, powinien ponadto zgłosić ten fakt na piśmie właściwej Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
Dopełniając wewnątrzzakładowych formalności przewidzianych przepisami prawa, po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca powinien założyć dla nowego pracownika akta osobowe zawierające pozyskane do danej chwili dokumenty. W części A akt osobowych umieszcza się dokumentację związaną z ubieganiem się o pracę, a zatem kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do danej pracy, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku i dokumenty rekrutacyjne, zwykle w postaci CV i listu motywacyjnego. W części B akt pracodawca musi z kolei umieścić umowę o pracę, a jeśli umowa nie została zawarta na piśmie, potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy i jej warunków, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami o warunkach zatrudnienia i zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP, oświadczenie pracownika o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, a także – o ile z danym pracownikiem zostały dokonane takie ustalenia – dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy i powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
Barbara Wawrzyniak
Radca prawny w Kancelarii BSO Prawo & Podatki
Przystępując do rekrutacji na dane stanowisko pracodawca może zdecydować się zarówno na obsadzenie go przez pracownika już zatrudnionego w przedsiębiorstwie (tzw. rekrutacja wewnętrzna), jak i osobę niezwiązaną w danym momencie z firmą (rekrutacja zewnętrzna). Rekrutacja wewnętrzna często jest niedocenianym przez pracodawców sposobem pozyskania pracownika. Niesłusznie, działanie takie może mieć bowiem charakter motywujący pracowników do podwyższania kwalifikacji, aby w przyszłości osiągnąć wyższe stanowisko, a pracodawcy daje większą pewność zatrudnienia pracownika znającego specyfikę pracy przedsiębiorstwa. Pracodawca powinien także pamiętać, że zgodnie z kodeksem pracy (kp) jest on zobowiązany informować pracowników w sposób przyjęty w firmie o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony o wolnych miejscach pracy.
Rekrutacja zewnętrzna może być prowadzona zarówno bezpośrednio przez pracodawcę, jak i za pośrednictwem profesjonalnej firmy zajmującej się wyszukiwaniem i wstępnym wyborem kandydatów na dane stanowisko. W obu przypadkach pracodawca powinien jednak skonstruować treść ogłoszenia w taki sposób, aby uniknąć zarzutu dyskryminacji. Kodeks pracy nakazuje bowiem równe traktowanie pracowników w zakresie nawiązania stosunku pracy bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także bez względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. Niedopuszczalne są zatem m.in. powszechne zastrzeżenia dotyczące górnej granicy wieku kandydatów ubiegających się o zatrudnienie, chyba że rodzaj pracy lub warunki jej wykonywania powodują, że wiek ma rzeczywiste znaczenie na danym stanowisku. Należy też pamiętać, że przepisy prawa pracy przewidują zamknięty katalog danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od kandydatów ubiegających się o pracę. Są nimi:
- imię i nazwisko,
- imiona rodziców,
- data urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Wybór formy zatrudnienia
Dokonawszy wyboru odpowiedniego pracownika, pracodawca musi zadecydować o wyborze odpowiedniej formy zatrudnienia. Zależnie od specyfiki firmy i obsadzanego wakatu może zawrzeć z pracownikiem umowę o pracę na czas nieokreślony bądź określony, na czas wykonania określonej pracy, a celem sprawdzenia pracownika każdą z tych umów może poprzedzić umową na okres próbny, nieprzekraczający trzech miesięcy. Jeśli wolne stanowisko ma charakter tymczasowy i spowodowane jest usprawiedliwioną nieobecnością innego pracownika, istnieje też możliwość zawarcia umowy o pracę na zastępstwo, charakteryzującej się krótkim, trzydniowym okresem wypowiedzenia.
Zawierając z pracownikiem umowę o pracę na czas nieokreślony pracodawca powinien mieć świadomość, że rozwiązując ją za wypowiedzeniem zobowiązany jest do podania przyczyny wypowiedzenia, podlegającej w przypadku ewentualnego sporu z pracownikiem kontroli sądu pracy w zakresie jej prawdziwości i konkretności. Takiego obowiązku przepisy prawa nie przewidują dla umów o pracę zawartych na czas określony – w ich przypadku należy jednak pamiętać, że możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy przez każdą stronę istnieje, gdy umowa zawarta jest na okres dłuższy niż sześć miesięcy i została wyraźnie przewidziana w treści umowy. Ważne przy tym, że umowa na czas określony może być zawarta nawet na okres dwunastu lat, o ile tak długi czas wynika z charakteru pracy (np. gdy umowa rzeczywiście dotyczy wykonywania zadań oznaczonych w czasie) lub z innych przyczyn zawarcie umowy na wieloletni okres nie narusza usprawiedliwionego i zgodnego interesu obu stron stosunku pracy (takie wnioski płyną m.in. z wyroków Sądu Najwyższego z 07 IX 2005 r., II PK 294/04) i 25 X 2007 r. (II PK 49/07).
Aktualnie wiele firm poszukując oszczędności decyduje się na zawieranie umów cywilnoprawnych – zlecenia bądź o dzieło. Pracodawca rozważający takie rozwiązanie musi jednak mieć na uwadze bezwzględny zakaz zastępowania umowy o pracę umowami cywilnoprawnymi, wynikający z Kodeksu pracy. Jeśli zatem umowa, którą strony nazwą umową o dzieło, będzie spełniać kodeksowe warunki, a zatem będzie zobowiązywać pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawcę do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem, to w rzeczywistości będzie ona umową o pracę, a pracownik będzie mógł wystąpić do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy. Konsekwencją dla pracodawcy – poza grzywną – może być też konieczność odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne.
Obowiązki związane z nawiązaniem stosunku pracy
Nie ulega wątpliwości, że mimo przewidzianej w Kodeksie pracy możliwości ustnego zawarcia umowy o pracę, dla własnego bezpieczeństwa każdą umowę pracodawca powinien sporządzić w formie pisemnej. Zawierając jednak umowę ustnie powinien pamiętać, aby najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy i jej warunków. W terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy o pracę powinien także przekazać pracownikowi informację o:
- obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
- a jeśli u pracodawcy regulamin pracy nie jest obowiązkowy, także o:
- porze nocnej,
- miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Zgodnie z art. 229 § 4 kp, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, który nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Na pracodawcę przepisy nakładają zatem obowiązek skierowania pracownika na badania, on także zobowiązany jest pokryć koszty takich badań. Pracownik skierowany na wstępne badania nie może odmówić poddania się badaniom – odmowa może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę, bez zachowania okresu wypowiedzenia (SN w wyroku z 10 V 2000 r., I PKN 642/99). Badaniom wstępnym nie podlegają osoby przyjmowane ponownie do pracy u pracodawcy na to samo stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z pracodawcą.
Przed podjęciem przez pracownika pracy pracodawca powinien zapoznać go z treścią aktów prawa wewnętrznego (najczęściej będzie to regulamin pracy i wynagradzania) oraz zapewnić mu odpowiednie przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie nie jest wymagane w stosunku do pracowników podejmujących pracę na tym samym stanowisku pracy, na którym zatrudnieni byli bezpośrednio przed zawarciem z tym samym pracodawcą kolejnej umowy o pracę.
Nawiązanie stosunku pracy obliguje pracodawcę do spełnienia obowiązków o charakterze publicznoprawnym w zakresie dokonania odpowiednich zgłoszeń. W ciągu siedmiu dni od dnia nawiązania stosunku pracy pracodawca-płatnik ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych, składając w odpowiednim dla swojej siedziby Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych formularz ZUS-ZUA. Pracodawca, który równocześnie z zatrudnianiem pracowników sam rozpoczyna działalność, powinien ponadto zgłosić ten fakt na piśmie właściwej Państwowej Inspekcji Pracy i Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
Dopełniając wewnątrzzakładowych formalności przewidzianych przepisami prawa, po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca powinien założyć dla nowego pracownika akta osobowe zawierające pozyskane do danej chwili dokumenty. W części A akt osobowych umieszcza się dokumentację związaną z ubieganiem się o pracę, a zatem kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do danej pracy, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku i dokumenty rekrutacyjne, zwykle w postaci CV i listu motywacyjnego. W części B akt pracodawca musi z kolei umieścić umowę o pracę, a jeśli umowa nie została zawarta na piśmie, potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy i jej warunków, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami o warunkach zatrudnienia i zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP, oświadczenie pracownika o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, a także – o ile z danym pracownikiem zostały dokonane takie ustalenia – dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy i powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
Barbara Wawrzyniak
Radca prawny w Kancelarii BSO Prawo & Podatki
|
nr 7(123)2012  |
|
