W Sieci porad
Wirtualna kancelaria
Internet zrewolucjonizował nasze życie. Będąc w Sieci korzystamy z dobrodziejstwa natychmiastowego dostępu do bieżących informacji oraz nowinek, możemy korzystać z nieprzebranych zasobów naukowych – zarówno płatnych, jak również bezpłatnych, szybko kontaktować się z innymi i bez zbędnych opóźnień informować otoczenie o ważnych zmianach, jakie u nas zaszły.
Kolejny plus to skrócenie czasu obsługi, dzięki bezpiecznemu zarchiwizowaniu w sieci wszystkich dokumentów i informacji. Rozbudowany system do zarządzania dokumentacją i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej umożliwia przypisywanie dokumentom dowolnych powiązań i określanie osób mających do nich dostęp oraz zachowuje wszystkie ich historyczne wersje.
Rozwiązanie pozwala także na tworzenie i kategoryzowanie szablonów, które umieszczane są w repozytorium.
Wirtualna kancelaria, tak jak podobne systemy biurowe, umożliwia również komunikację wewnętrzną, posiada systemy alertów, centralną bazę kontaktów, terminarze i pozwala na tworzenie wielu profili użytkowników o różnych poziomach uprawnień. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom, poufność informacji jest większa niż w przypadku tradycyjnej kancelarii z papierowym archiwum.
Ułatwia także rozliczenia z klientami. Nie można wszak zapominać, że system ten stanowi także element zachowania ciągłości działania, gdyż dane są archiwizowane codziennie na zewnętrznych nośnikach, z których mogą być odtworzone w razie wystąpienia awarii.
Ważnym atutem wirtualnej kancelarii są możliwości, jakie taki system daje w zakresie zarządzania wiedzą. Wyszukiwarka i specjalne aplikacje stanowią wsparcie prawników podczas wykonywania codziennych zadań. Dodatkowo możliwe jest przypisywanie do spraw tzw. raportów poprojektowych, zawierających informacje, co udało się zrealizować, co poszło dobrze, co źle, a czego brakowało.
Przeniesienie się do virtual law office oznacza dla kancelarii prawnej lepsze zarządzanie czasem, precyzyjniejszy pomiar efektywności pracy, bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej i zarządzanie rentownością współpracy z klientami. Z kolei dla klientów jest to wygodna forma kontaktu z prawnikiem, możliwość bieżącego śledzenia postępów sprawy i zmniejszenie kosztów obsługi prawnej. Prócz tego jest to skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie czynności takich jak np. sporządzenie raportów i statystyk (o 96 proc.), biurowa obsługa sprawy (39 proc.), średniego nakładu pracy potrzebnego na comiesięczne rozliczenie klienta (87 proc.), czasu potrzebnego na sporządzenie dokumentacji (31 proc.). Wartość przeterminowanych płatności może zmniejszyć się nawet o 98 proc. Z kolei efektywność pracy pracowników kancelarii może wzrosnąć nawet o 68 proc.
|
nr 7(135)2013  |
|
