Osiem aplikacji mobilnych w niezbędnych w Twojej firmie
Aplikacje mobilne dla MSP
Mobilność to obecnie najważniejszy trend, który wpływa na rozwój każdej firmy. Smartfony, tablety i kolektory danych coraz częściej służą do dokonywania zaawansowanych operacji - począwszy od przesłania prostej wiadomości, poprzez wystawienie dokumentu, na raportowaniu kończąc.
Mobilność uniezależnia pracę od miejsca jej wykonywania, co wprost przekłada się na obniżenie kosztów prowadzenia działalności firm. Obserwując zjawiska konsumeryzacji czy BYOD (Bring Your Own Device) jesteśmy przekonani, że użycie aplikacji mobilnych przynosi zyski i podnosi zadowolenie pracowników, którzy na tych aplikacjach pracują.
Przybliżę kilka wybranych aplikacji, które moim zdaniem są niezbędne do funkcjonowania firm.
Zanim jednak zaczniemy podróż po możliwościach, warto zastanowić się, skąd czerpać takie aplikacje. Każdy poważny dostawca urządzeń czy mobilnych systemów operacyjnych udostępnia sklep, z którego bezpłatnie lub za ustaloną opłatą można pobrać i zainstalować wybrane aplikacje. Niewątpliwie prym wiodą App Store i Google Play. Pierwszy, dostępny na urządzeniach firmy Apple, drugi – na urządzeniach opartych na platformie Android. Sklepy te dają możliwość stworzenia z urządzenia mobilnego narzędzia pracy czy źródła rozrywki.
Mobilna poczta
Jak podaje serwis Wikipedia, pierwszy e-mail został wysłany do Polski 20 listopada 1990 roku. Nikomu zapewne nie śniło się wówczas, że praktycznie w ciągu dziesięciu lat e-mail stanie się w naszym kraju tak ważnym środkiem komunikacji między firmami i podstawowym sposobem zawierania umów handlowych. Z e-maila korzystamy firmowo i prywatnie. Firmy takie jak Google czy Apple wręcz wymagają od nas założenia konta, abyśmy mogli używać smartfonów czy tabletów. Poprzez e-maile potwierdzamy delegacje, zgłaszamy urlopy czy chwilowe nieobecności. Stąd też naturalna potrzeba dostępu do skrzynki pocztowej zawsze i wszędzie spełniana jest także przez aplikacje mobilne.
Z jednej strony możemy instalować aplikacje pocztowe związane z kontem, które założyliśmy (jak Gmail), z drugiej natomiast możemy skorzystać z aplikacji zainstalowanych na telefonie, do których podłączamy wiele kont pocztowych i na bieżąco odbieramy nowe wiadomości. Ważne są też mechanizmy powiadomień, które programy pocztowe zwykle mają – dzięki nim nie musimy sprawdzać, czy „przyszło coś nowego”, tylko dostajemy np. dźwiękowe powiadomienie i wtedy sięgamy po urządzenie.
Mobilna sprzedaż
Urządzenia mobilne potocznie zwane „IPAKAMI” już w XX wieku zrewolucjonizowały pracę przedstawicieli handlowych. W jednej ręce rysik, w drugiej urządzenie, kolano podtrzymujące kierownicę samochodu i przytrzymywana głową słuchawka na ramieniu były definicją najlepszego sprzedawcy regionu, który przyjmował zamówienia nie tylko u klienta, ale i w samochodzie.
Próg wejścia w posiadanie takiego cybernetycznego sprzedawcy był jednak dość wysoki z uwagi na koszt zakupu urządzeń. Wraz z rozpowszechnieniem się smartfonów i tabletów problem ten przestał jednak istnieć, a do tego pojawiła się nowa jakość – obsługa palcem.
Mobilne aplikacje sprzedażowe to doskonałe rozwiązanie często łączące funkcjonalność ze standardami obsługi aplikacji wyznaczanymi przez Androida. Podstawowe funkcje takich aplikacji to wystawianie ofert, zamówień, faktur, paragonów czy wydań zewnętrznych. Wizyty planowane z urządzenia lub z centrali, umożliwiające m.in. windykację należności, przeprowadzenie ankiety, sprawdzenie dostępności własnych towarów czy też sposobu ich ułożenia, pozwalają planować czas pracy. To wszystko sprawia, że smartfon lub tablet stają się skutecznym narzędziem walki z konkurencją.
Mobilny magazyn
Magazyn to miejsce, w którym zaczyna i kończy się każda operacja handlowa firmy. Od wydajnej i bezbłędnej pracy magazynierów zależy, czy osiągnie ona sukces. Opóźnienia w wysyłkach czy niekończąca się inwentaryzacja mogą pozbawić firmę możliwości osiągnięcia dużych zysków.
Kolektory danych to narzędzie pracy każdego magazyniera. Prosty interfejs składający się z brzmiących jasno komunikatów sprawia, że pracownik kompletuje wysyłki prawie automatycznie i bez najmniejszego wysiłku. Kontrolowane przyjęcia towarów pomagają uniknąć nadwyżek w magazynie wynikających z błędów dostawców. Szybka inwentaryzacja nieprzerywająca procesu wydawania towarów z magazynu to z kolei narzędzie do utrzymania porządku. Aplikacja eliminuje dokumenty papierowe w magazynie, a wdrożenie nowego pracownika polega na krótkim instruktażu dotyczącym obsługi urządzenia. Całość danych pochodzi i jest zapisywana w czasie rzeczywistym w systemie.
Mobilne analizy
Zarówno właściciel firmy, kierownik zespołu, jak i pracownik będący często w delegacji potrzebuje dostępu do informacji o kondycji firmy lub o realizacji celów, jakie postawiono przed jego zespołem lub przed nim samym. Rozwiązaniem stworzonym dla nich aplikacje mobilne umożliwiające dostęp na tablecie lub smartfonie do raportów bazujących na danych zebranych w centrali firmy. Co ważne, jeśli coś przykuje jego uwagę i pracownik będzie chciał uszczegółowić przeglądane dane, także może to zrobić, gdyż oglądany raport to nie zdjęcie, ale wykres czy tabela ze wszystkimi możliwościami filtrowania, przestawiania kolumn czy drążenia danych. Każdy wykres możesz zobaczyć w rożnym ujęciu oraz dowolnej formie graficznej.
Monitoring floty pojazdów
Koszty to zmora każdego przedsiębiorcy. Wyznaczamy cele i oczekujemy ich realizacji przy minimalnych nakładach finansowych.
Są jednak narzędzia pozwalające kontrolować bieżącą działalność pracowników. Dzięki nim można sprawdzić, gdzie pracownik się znajduje, czy trasa, którą pokonuje, została zaplanowana optymalnie, czy może jednak wstał rano, pojechał do klienta X, wrócił na śniadanie, pojechał do klienta Y, wrócił na obiad etc., tym samym marnotrawiąc czas i pieniądze na benzynę.
Są branże, w których bardzo ważny jest stały, „fizyczny” kontakt z klientem. Ważną dostępną funkcją jest także możliwość komunikacji z pracownikami, dzięki której można szybko wysłać ważną wiadomości, chociażby o nowej promocji.
Bezpieczeństwo
Szybki i bezpieczny dostęp do firmowych danych to jeden z podstawowych tworzących czynników tworzących przewagę konkurencyjną. Wyobraź sobie, że wchodzisz do siedziby kontrahenta, od którego zależy zlecenie dla Twojej firmy na pół miliona złotych, i przypominasz sobie, że nie zabrałeś ważnej analizy przygotowanej poprzedniego dnia na stacjonarnym komputerze w biurze. Nic straconego, jeśli masz przy sobie smartfon z dostępem do Internetu i odpowiednią aplikację.
Istnieją wirtualne przestrzenie, w której tworzone są kopie zapasowe danych; możliwy jest także kompleksowy backup zawartości Twojego smartfona.
Usługi kopii bezpieczeństwa zawartości urządzenia, tj. m.in. skrzynki SMS/MMS, listy kontaktów, kalendarzy, plików multimedialnych, ustawień urządzenia, a nawet APN, umożliwiają odtworzenie całej zawartości urządzenia mobilnego, np. po jego zmianie lub awarii.
Mobilny pracownik
Jeśli zdarza się, że jednego dnia kilku Twoich pracowników przesyła Ci e-maile, dzwoni, przychodzi do Twojego biura tylko po to, aby ustalić termin urlopu lub powiadomić o nieplanowej nieobecności, a Ty zamiast zarabiać miliony, starasz się poukładać wszystkie te terminy w kalendarzu, to znaczy, że Twojej firmie brakuje skutecznej aplikacji do zarządzania czasem pracy i urlopami. Aplikacji, z której Ty i Twoi pracownicy będą mogli korzystać na komputerze, laptopie, tablecie czy smartfonie, gdziekolwiek się znajdziecie – w biurze, w domu czy w podróży. Aplikacji, która umożliwia odnotowanie rzeczywistego czasu pracy, stworzenie planów pracy i list pracowników wraz z danymi personalnymi. Aplikacja, która sprawdza limity urlopowe i weryfikuje, czy Twoi pracownicy zachowują 11-godzinną przerwę w pracy.
Kody
Czytniki kodów kreskowych ułatwiają znajdowanie obiektów, do których są przypisane. Wraz z rozpowszechnieniem się smartfonów i tabletów pojawił się problem, jak sczytywać kody bez konieczności wbudowywania czytnika do urządzenia. Rozwiązanie okazało się banalnie proste – stworzono programy, które korzystając z aparatu fotograficznego, wykonują zdjęcie, analizują je i wyciągają z niego informacje zawarte w „przeczytanym” kodzie.
Aplikacje mobilne tworzą ze smartfonów, tabletów czy kolektorów danych jedyne narzędzia pracy ludzi, którzy z nich korzystają. Im szybciej wdrożysz rozwiązania mobilne w swojej firmie, tym wcześniej będziesz o kilka kroków przed konkurencją, co z oczywistych przyczyn przełoży się na Twoją wygraną w biegu o największy zysk z prowadzonej działalności.
Piotr Budzinowski
product Manager Comarch ERP Altum & Mobile
Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 2/2013
Przybliżę kilka wybranych aplikacji, które moim zdaniem są niezbędne do funkcjonowania firm.
Zanim jednak zaczniemy podróż po możliwościach, warto zastanowić się, skąd czerpać takie aplikacje. Każdy poważny dostawca urządzeń czy mobilnych systemów operacyjnych udostępnia sklep, z którego bezpłatnie lub za ustaloną opłatą można pobrać i zainstalować wybrane aplikacje. Niewątpliwie prym wiodą App Store i Google Play. Pierwszy, dostępny na urządzeniach firmy Apple, drugi – na urządzeniach opartych na platformie Android. Sklepy te dają możliwość stworzenia z urządzenia mobilnego narzędzia pracy czy źródła rozrywki.
Mobilna poczta
Jak podaje serwis Wikipedia, pierwszy e-mail został wysłany do Polski 20 listopada 1990 roku. Nikomu zapewne nie śniło się wówczas, że praktycznie w ciągu dziesięciu lat e-mail stanie się w naszym kraju tak ważnym środkiem komunikacji między firmami i podstawowym sposobem zawierania umów handlowych. Z e-maila korzystamy firmowo i prywatnie. Firmy takie jak Google czy Apple wręcz wymagają od nas założenia konta, abyśmy mogli używać smartfonów czy tabletów. Poprzez e-maile potwierdzamy delegacje, zgłaszamy urlopy czy chwilowe nieobecności. Stąd też naturalna potrzeba dostępu do skrzynki pocztowej zawsze i wszędzie spełniana jest także przez aplikacje mobilne.
Z jednej strony możemy instalować aplikacje pocztowe związane z kontem, które założyliśmy (jak Gmail), z drugiej natomiast możemy skorzystać z aplikacji zainstalowanych na telefonie, do których podłączamy wiele kont pocztowych i na bieżąco odbieramy nowe wiadomości. Ważne są też mechanizmy powiadomień, które programy pocztowe zwykle mają – dzięki nim nie musimy sprawdzać, czy „przyszło coś nowego”, tylko dostajemy np. dźwiękowe powiadomienie i wtedy sięgamy po urządzenie.
Mobilna sprzedaż
Urządzenia mobilne potocznie zwane „IPAKAMI” już w XX wieku zrewolucjonizowały pracę przedstawicieli handlowych. W jednej ręce rysik, w drugiej urządzenie, kolano podtrzymujące kierownicę samochodu i przytrzymywana głową słuchawka na ramieniu były definicją najlepszego sprzedawcy regionu, który przyjmował zamówienia nie tylko u klienta, ale i w samochodzie.
Próg wejścia w posiadanie takiego cybernetycznego sprzedawcy był jednak dość wysoki z uwagi na koszt zakupu urządzeń. Wraz z rozpowszechnieniem się smartfonów i tabletów problem ten przestał jednak istnieć, a do tego pojawiła się nowa jakość – obsługa palcem.
Mobilne aplikacje sprzedażowe to doskonałe rozwiązanie często łączące funkcjonalność ze standardami obsługi aplikacji wyznaczanymi przez Androida. Podstawowe funkcje takich aplikacji to wystawianie ofert, zamówień, faktur, paragonów czy wydań zewnętrznych. Wizyty planowane z urządzenia lub z centrali, umożliwiające m.in. windykację należności, przeprowadzenie ankiety, sprawdzenie dostępności własnych towarów czy też sposobu ich ułożenia, pozwalają planować czas pracy. To wszystko sprawia, że smartfon lub tablet stają się skutecznym narzędziem walki z konkurencją.
Mobilny magazyn
Magazyn to miejsce, w którym zaczyna i kończy się każda operacja handlowa firmy. Od wydajnej i bezbłędnej pracy magazynierów zależy, czy osiągnie ona sukces. Opóźnienia w wysyłkach czy niekończąca się inwentaryzacja mogą pozbawić firmę możliwości osiągnięcia dużych zysków.
Kolektory danych to narzędzie pracy każdego magazyniera. Prosty interfejs składający się z brzmiących jasno komunikatów sprawia, że pracownik kompletuje wysyłki prawie automatycznie i bez najmniejszego wysiłku. Kontrolowane przyjęcia towarów pomagają uniknąć nadwyżek w magazynie wynikających z błędów dostawców. Szybka inwentaryzacja nieprzerywająca procesu wydawania towarów z magazynu to z kolei narzędzie do utrzymania porządku. Aplikacja eliminuje dokumenty papierowe w magazynie, a wdrożenie nowego pracownika polega na krótkim instruktażu dotyczącym obsługi urządzenia. Całość danych pochodzi i jest zapisywana w czasie rzeczywistym w systemie.
Mobilne analizy
Zarówno właściciel firmy, kierownik zespołu, jak i pracownik będący często w delegacji potrzebuje dostępu do informacji o kondycji firmy lub o realizacji celów, jakie postawiono przed jego zespołem lub przed nim samym. Rozwiązaniem stworzonym dla nich aplikacje mobilne umożliwiające dostęp na tablecie lub smartfonie do raportów bazujących na danych zebranych w centrali firmy. Co ważne, jeśli coś przykuje jego uwagę i pracownik będzie chciał uszczegółowić przeglądane dane, także może to zrobić, gdyż oglądany raport to nie zdjęcie, ale wykres czy tabela ze wszystkimi możliwościami filtrowania, przestawiania kolumn czy drążenia danych. Każdy wykres możesz zobaczyć w rożnym ujęciu oraz dowolnej formie graficznej.
Monitoring floty pojazdów
Koszty to zmora każdego przedsiębiorcy. Wyznaczamy cele i oczekujemy ich realizacji przy minimalnych nakładach finansowych.
Są jednak narzędzia pozwalające kontrolować bieżącą działalność pracowników. Dzięki nim można sprawdzić, gdzie pracownik się znajduje, czy trasa, którą pokonuje, została zaplanowana optymalnie, czy może jednak wstał rano, pojechał do klienta X, wrócił na śniadanie, pojechał do klienta Y, wrócił na obiad etc., tym samym marnotrawiąc czas i pieniądze na benzynę.
Są branże, w których bardzo ważny jest stały, „fizyczny” kontakt z klientem. Ważną dostępną funkcją jest także możliwość komunikacji z pracownikami, dzięki której można szybko wysłać ważną wiadomości, chociażby o nowej promocji.
Bezpieczeństwo
Szybki i bezpieczny dostęp do firmowych danych to jeden z podstawowych tworzących czynników tworzących przewagę konkurencyjną. Wyobraź sobie, że wchodzisz do siedziby kontrahenta, od którego zależy zlecenie dla Twojej firmy na pół miliona złotych, i przypominasz sobie, że nie zabrałeś ważnej analizy przygotowanej poprzedniego dnia na stacjonarnym komputerze w biurze. Nic straconego, jeśli masz przy sobie smartfon z dostępem do Internetu i odpowiednią aplikację.
Istnieją wirtualne przestrzenie, w której tworzone są kopie zapasowe danych; możliwy jest także kompleksowy backup zawartości Twojego smartfona.
Usługi kopii bezpieczeństwa zawartości urządzenia, tj. m.in. skrzynki SMS/MMS, listy kontaktów, kalendarzy, plików multimedialnych, ustawień urządzenia, a nawet APN, umożliwiają odtworzenie całej zawartości urządzenia mobilnego, np. po jego zmianie lub awarii.
Mobilny pracownik
Jeśli zdarza się, że jednego dnia kilku Twoich pracowników przesyła Ci e-maile, dzwoni, przychodzi do Twojego biura tylko po to, aby ustalić termin urlopu lub powiadomić o nieplanowej nieobecności, a Ty zamiast zarabiać miliony, starasz się poukładać wszystkie te terminy w kalendarzu, to znaczy, że Twojej firmie brakuje skutecznej aplikacji do zarządzania czasem pracy i urlopami. Aplikacji, z której Ty i Twoi pracownicy będą mogli korzystać na komputerze, laptopie, tablecie czy smartfonie, gdziekolwiek się znajdziecie – w biurze, w domu czy w podróży. Aplikacji, która umożliwia odnotowanie rzeczywistego czasu pracy, stworzenie planów pracy i list pracowników wraz z danymi personalnymi. Aplikacja, która sprawdza limity urlopowe i weryfikuje, czy Twoi pracownicy zachowują 11-godzinną przerwę w pracy.
Kody
Czytniki kodów kreskowych ułatwiają znajdowanie obiektów, do których są przypisane. Wraz z rozpowszechnieniem się smartfonów i tabletów pojawił się problem, jak sczytywać kody bez konieczności wbudowywania czytnika do urządzenia. Rozwiązanie okazało się banalnie proste – stworzono programy, które korzystając z aparatu fotograficznego, wykonują zdjęcie, analizują je i wyciągają z niego informacje zawarte w „przeczytanym” kodzie.
Aplikacje mobilne tworzą ze smartfonów, tabletów czy kolektorów danych jedyne narzędzia pracy ludzi, którzy z nich korzystają. Im szybciej wdrożysz rozwiązania mobilne w swojej firmie, tym wcześniej będziesz o kilka kroków przed konkurencją, co z oczywistych przyczyn przełoży się na Twoją wygraną w biegu o największy zysk z prowadzonej działalności.
Piotr Budzinowski
product Manager Comarch ERP Altum & Mobile
Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 2/2013
