Efektywne planowanie w przedsiębiorstwie dzięki systemowi ERP
Planowanie
Żeby być o krok przed konkurencją, a przynajmniej nie stracić w tym obszarze, każda firma bez wyjątku musi planować swoje zasoby. Współcześnie jest to jeden z elementów skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem. Najlepszym rozwiązaniem wykorzystywanym w tym celu jest system ERP (ang. Enterprise Resource Planning), który obejmuje różne obszary działalności firmy. Sprawdzamy, jak wygląda efektywne planowanie w przedsiębiorstwie właśnie dzięki ERP.
Czym jest proces planowania w firmie?
Planowanie w przedsiębiorstwie jest czynnością dość wymagającą i złożoną z wielu etapów. Jest to model podejmowania decyzji na podstawie przygotowanego planu kluczowego dla sukcesu lub porażki firmy. Właśnie plan projektowy powinien zawierać zadania do realizacji krok po kroku.
Ważne, żeby w planowaniu w przedsiębiorstwie oszacować ilość i czas pracy dla osiągnięcia zadania, kosztorys oraz realne i hipotetyczne ryzyko realizacji założeń koncepcyjnych. Dobry plan przy tworzeniu celów operacyjnych w przedsiębiorstwie składa się z kilku następujących po sobie etapów, takich jak:
-
Określenie i ustalenie celów – określenie wizji firmy i celów, które są sprecyzowane, mierzalne oraz możliwe do zrealizowania.
-
Identyfikacja warunków do osiągnięcia celów – nie zawsze cel może być realizowany od razu, zdarza się, że wymaga to na przykład dodatkowych nakładów finansowych, zmiany koniunktury itp.
-
Analiza sytuacji gospodarczej – odniesienie się do sytuacji w gospodarce – przede wszystkim czy jest to odpowiedni moment do rozpoczęcia realizacji celów.
-
Zestawienie efektów z kosztami ich realizacji – m.in. stworzenie kosztorysu dla określenia, czy cel jest możliwy do zrealizowania i jaki pochłonie budżet.
-
Poszukiwanie rozwiązań – przemyślane ścieżki realizacji planowanych celów.
-
Ocena rozwiązań i postawionych celów – formalna ocena wybranych rozwiązań, która pomaga w wyborze ścieżki dającej największe szanse powodzenia, również jeżeli konieczne okaże się reagowanie na zmiany.
-
Wybór właściwych rozwiązań – planowanie realizacji założeń koncepcyjnych przez osoby zarządzające, z uwzględnieniem opisu kolejnych zadań, sposobów działania oraz wykorzystywanych zasobów.
-
Kontrola rezultatów wdrożonych rozwiązań – analiza i ocena zaplanowanych i wdrożonych rozwiązań, jak również ich wpływ na sytuację firmy.
-
Ocena zrealizowanego planu działań – porównanie założeń oraz końcowych efektów procesu planowania w organizacji.
Rozróżnia się wiele różnych kryteriów przy ujmowaniu planów (np. plany podmiotowe, przedmiotowe, pola planu, charakter planu). Podstawowy podział planów uwzględnia trzy ich rodzaje, tj.:
-
Plany strategiczne – opracowywane dla osiągnięcia celów strategicznych do realizacji w dłuższym terminie i bardziej odległej przyszłości, w których osobami zarządzającymi są zarząd i kierownictwo. Projekt planu strategicznego zawiera decyzje kluczowe m.in. dla alokacji zasobów, priorytetów i działań, które są niezbędne do osiągnięcia stawianych założeń.
-
Plany taktyczne – jako część planu strategicznego, o krótszym horyzoncie czasowym (planowanie średniookresowe) i angażujące kadrę zarządzającą średniego szczebla.
-
Plany operacyjne – opracowywane przez kadrę średniego i niższego szczebla, zwykle krótkoterminowe, które mają krótkie ramy czasowe oraz wąski zakres działań.
Inny podział obejmuje:
-
Plany działania długookresowe – proces planowania obejmujący nawet dziesiątki lat, dla osiągnięcia celów uzupełniany planami realizowanymi w krótkim i średnim terminie (celem może być wzrost wartości firmy, utrwalenie pozycji na rynku, rozwój, zdobycie pozycji lidera w branży).
-
Plany średniookresowe – w przedsiębiorstwie planowanie w ramach czasowych trwających zwykle od roku do 5 lat.
-
Plany krótkookresowe – plan działania przy zarządzaniu projektami obejmujący okres od kilku miesięcy do roku.
Planowanie w przedsiębiorstwie z wykorzystaniem systemu ERP – dlaczego warto?
Jest wiele powodów do tego, żeby przedsiębiorstwo zainwestowało w sprawdzony system ERP, tj.:
-
Kompleksowe wsparcie w zarządzaniu – prace wykonywane przez wszystkich pracowników składają się na jedną całość.
-
Oszczędność czasu – możliwość szybkiej wymiany danych między autoryzowanymi użytkownikami.
-
Oszczędność środków – kompleksowy program o wielu modułach dla poszczególnych działów organizacji (np. produkcja, magazyn, księgowość, WMS, CRM), dlatego jeden system w konsekwencji pozwala oszczędzić na zakupie wielu mniej zaawansowanych programów o krótkiej liście funkcjonalności.
-
Dopasowany do potrzeb – dobry system ERP jest dopasowany do potrzeb firmy, na bieżąco aktualizowany i możliwy do integracji z innymi rozwiązaniami.
-
Wydajność – system do instalacji w różnych systemach operacyjnych, który działa non stop, 24/7 przez 365 dni w roku.
System ERP firmy Exact wsparciem w planowaniu zasobów firmy
Żeby osiągnąć plany zakładane w projektach, na wstępie konieczne jest określenie zadań, również w odniesieniu do czasu niezbędnego na realizację celów. Pomaga w tym właśnie system ERP, który automatyzuje powtarzalne czynności i pomaga lepiej rozplanować kolejne zadania. Na przykład MRP II (ang. Material Requirements Planning – Planowanie Zapotrzebowania Materiałowego) pozwala znacząco zredukować poziom zapasów na magazynie.
System Exact Globe Next zaawansowany program typu ERP II automatyzujący wewnętrzne procesy biznesowe przedsiębiorstwa i rozbudowany o wiele różnych modułów (m.in. dla zarządzania finansami, produkcji, magazynu i handlu hurtowego). Z kolei platforma Exact Synergy Enterprise jest bogata w aplikacje, które pozwalają skutecznie zarządzać projektami czy zasobami.
Jako że z planowaniem i realizacją celów wiąże się też rozpisanie zadań między uczestników projektu, przydaje się też moduł Exact Insights. Umożliwia on właśnie sprawne rozdzielanie zadań projektu i szybsze rozpoczęcie pracy.
