Kontroluj swoją firmę
Controlling, sposób zarządzania firmą
Rozpocznijmy od wyjaśnienia, co kryje się pod aktualnie bardzo modnym i często używanym pojęciem controllingu. Otóż controlling jest metoda zarządzania, której istotą jest doskonały przepływ informacji wewnątrz firmy.
Informacja pełni w controllingu kluczową rolę, dlatego powinna być szybka, regularna, czytelna i precyzyjna. Definicję controllingu można więc zawrzeć w stwierdzeniu „jest to system zarządzania przedsiębiorstwem, którego zadaniem jest efektywne dostarczanie informacji zarządczych do wszystkich centrów zarządzania w przedsiębiorstwie”. W ten sposób controlling staje się naturalnym ośrodkiem zarządzania całą firmą, posiadającym bezpośredni lub pośredni wpływ na każdą decyzję biznesową podjętą w firmie.
Czym controlling nie jest?
Po omówieniu generalnej definicji controllingu warto wskazać, czym controlling nie jest. Przede wszystkim nie jest to system planowania i rozliczania planów! Niektórzy menedżerowie w Polsce wciąż uważają, że samo zaplanowanie, a następnie rozliczenie wykonania planów wyczerpuje temat zarządzania firmą. Otóż tak nie jest.
Controlling może naturalnie zawierać elementy planowania i budżetowania oraz ich wykonanie, ale to będzie zawsze tylko wycinek całego systemu. Prawidłowy controlling dostarcza przede wszystkim informacje bieżące, często niezdefiniowane w żadnych planach, służące do zarządzania firmą w stale zmieniających się warunkach. Z drugiej strony, szczegółowe zaplanowanie każdej pozycji występującej w raportach controllingowych byłoby ewidentnym przerostem formy nad treścią, gdyż plany mają wyznaczać cele do osiągnięcia, a nie określać wszystkie najdrobniejsze elementy i szczegóły.
Controlling to nie są również okazjonalne analizy i nieregularne raporty „na życzenie”. Ideą controllingu jest przepływ informacji zarządczej w sposób usystematyzowany, logiczny i powtarzalny. Taki system daje firmie wymierne efekty w krótkim czasie, m.in. przyspieszenie podejmowania decyzji i reagowania na wszystkie zmiany (szczególnie te niekorzystne dla firmy), szybsze i skuteczniejsze monitorowanie skutków decyzji oraz wzrost świadomości ośrodków zarządzania o ich wpływie na sytuację firmy. Tego celu nie osiągnie się za pomocą raportów lub analiz o niestabilnej treści i formie, wykonywanych jednorazowo oraz zawierających nieporównywalne dane (np. pod względem konstrukcji wskaźników lub agregacji danych). Do uruchomienia prawidłowego controllingu niezbędna jest profesjonalna i głęboko przemyślana koncepcja metodologiczna (zawartość raportów, wzory wskaźników, itp.) oraz odpowiednie rozwiązania technologiczne (hurtownia danych, algorytmy automatycznego generowania raportów).
W ten sposób przechodzimy do trzeciego przypadku, który na pewno nie jest controllingiem, a często jest za niego uważany. Otóż zakup i wdrożenie w firmie hurtowni danych oraz zatrudnienie całego zespołu programistów, którzy „na każde zawołanie” wydobędą z tej hurtowni wszystkie potrzebne informacje nie jest również zgodne z ideą controllingu. Po pierwsze, nie ma pełnej powtarzalności i porównywalności raportów, a ich odbiorca (menedżer) często nie jest w stanie sięgnąć do poprzednich danych, aby ocenić faktyczne zmiany lub trendy. Po drugie, nakład pracy (a przez to koszt tej działalności) jest w tym przypadku znacznie wyższy od analogicznych efektów osiąganych za pomocą prawidłowego controllingu, gdzie podstawową rolę odgrywają zdefiniowane, powtarzalne i wyczerpujące raporty. Po trzecie, każdorazowe przekazywanie poleceń i potrzeb raportowych do zespołu obsługi hurtowni danych oraz częste i głębokie zmiany w tym zapotrzebowaniu mijają się z elementarnymi zasadami efektywnego zarządzania firmą. Zatem wdrożenie hurtowni danych i bieżąca „ręczna” praca z jej zasobami jest zatrzymaniem się w połowie drogi do właściwego controllingu.
Sytuacji związanych z raportowaniem i obróbką danych zarządczych, które ich autorzy niesłusznie uważają za controlling, jest o wiele więcej. Na potrzeby niniejszego artykułu wymieniliśmy tylko te najczęściej spotykane i – niestety – powielane przypadki.
Autor jest współwłaścicielem firmy OMIS Projekt, zajmującej się raportowaniem zarządczym|
Pełna treść artykułu dostępna jest w formie e-gazety. Zamów Gazetę PDF  nr 3(72)2008  Zobacz więcej na temat: firma | controlling |
|
