Nawet 50 tys. zł kary i do 6 tys. zł mandatu za pracownika - o tym wielu pracodawców nie wie
Rekrutacja i praca
Przeciwdziałanie patologiom rynku pracy, walka z wyzyskiem oraz realne zabezpieczenie praw cudzoziemców to główne cele nowych regulacji, które już obowiązują. Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna uzyskały rozszerzone uprawnienia kontrolne, w tym możliwość nakładania kar, mandatów oraz kierowania wniosków o ukaranie do sądu. W ograniczaniu nielegalnego zatrudnienia mają pomóc także nowe zasady dla agencji pracy, m.in. 2-letni okres karencji w świadczeniu usług związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Co jeszcze powinni wiedzieć pracodawcy, którzy w gorącym okresie przedświątecznym szukają rąk do pracy „na już”?
Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy, że już sama umowa o outsourcing pracowników może wiązać się z ryzykiem błędów prowadzących do poważnych konsekwencji prawnych. Dokument musi precyzyjnie określać zakres odpowiedzialności i kontroli nad pracownikiem. W przypadku prawidłowego outsourcingu umowa powinna w całości należeć do agencji pracy lub firmy outsourcingowej będącej formalnym pracodawcą cudzoziemca. Powinna również przewidywać pełną decyzyjność dostawcy w zakresie wyboru i liczby delegowanych pracowników do realizacji usługi.
Precyzyjne zapisy umowne
W umowie należy jasno wskazać prawo usługodawcy do korzystania z miejsca pracy lub narzędzi, np. konkretnej maszyny, linii produkcyjnej czy powierzchni biurowej. Kluczowe jest także wyraźne wyodrębnienie procesu lub zakresu czynności, za które odpowiada outsourcowany pracownik.
Przedmiotem umowy powinien być kompletny proces lub jego definiowalna część, a nie otwarty katalog usług (np. „i inne usługi zlecane przez klienta”), który daje pole do dodatkowych zleceń. Istotne jest również prawidłowe określenie formy zapłaty za wykonaną pracę. Błędem jest wskazanie kosztu pracownika plus marży dla firmy outsourcingowej – wynagrodzenie musi dotyczyć konkretnej usługi zgodnej ze standardami branżowymi. Co do zasady, usługa nie powinna być rozliczana w godzinach pracy, lecz za wykonanie zadania lub osiągnięcie efektu (choć w niektórych przypadkach, np. outsourcing usług prawnych, model godzinowy może być uzasadniony).
Prawnie niedopuszczalne jest, aby pracownicy formalnie zatrudnieni przez agencję wykonywali obowiązki pod bezpośrednim nadzorem klienta, który nie jest pracodawcą użytkownikiem. Może to skutkować uznaniem ich za pracowników klienta, a PIP lub sąd mogą orzec, że mamy do czynienia z ukrytą pracą tymczasową. W efekcie klient jako pracodawca-użytkownik może zostać zobowiązany do przejęcia pełnych obowiązków prawnych i finansowych wobec tych osób, w tym wynikających z zasady równego traktowania oraz przepisów dotyczących pracowników tymczasowych.
Ryzykowna jest również sytuacja, gdy firma formalnie zleca zadania na zewnątrz, ale faktycznie ich nie przekazuje – np. pracownicy nadal podlegają tym samym przełożonym i pracują w niezmienionym modelu organizacyjnym. Sąd może uznać taką operację za pozorne przejście zakładu pracy, co grozi odpowiedzialnością prawną i sankcjami finansowymi.
Równie istotne jest ustalenie, kto faktycznie sprawuje nadzór operacyjny nad zatrudnionymi cudzoziemcami. Jeśli w praktyce robi to firma-klient, mimo że formalnie pracownicy są zatrudnieni przez agencję, pojawia się ryzyko uznania umowy outsourcingowej za pozorną. Wystarczy, że podczas kontroli pracownik nie potrafi jednoznacznie wskazać swojego pracodawcy lub wskaże klienta jako osobę wydającą polecenia. Taka kwalifikacja oznacza nie tylko naruszenie prawa pracy, ale również konsekwencje w zakresie składek ZUS i rozliczeń podatkowych po stronie pracodawcy-użytkownika.
Kontrole legalności outsourcingu cudzoziemców
Obowiązek kontroli prawidłowości powierzania pracy spoczywa na Państwowej Inspekcji Pracy, Straży Granicznej, Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędzie Skarbowym. Każdy z tych organów bada określony aspekt legalności zatrudnienia, co oznacza, że kontrole mogą się zazębiać. Istotną zmianą, obowiązującą od 1 czerwca 2025 r., jest brak obowiązku wcześniejszego anonsowania kontroli przez te instytucje.
Kontrole mogą być niezapowiedziane i odbywać się w dowolnym momencie – szczególnie w przypadku PIP i SG. Straż Graniczna koncentruje się nie tylko na zatrudnieniu, ale przede wszystkim na prawie pobytu. Weryfikuje pozwolenia na pobyt, dokumenty uprawniające do pracy, w tym oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
W obszarze jej zainteresowań są: wjazd, pobyt i praca. PIP natomiast sprawdza umowy pod kątem zgodności z prawem pracy, co naturalnie łączy się z legalnością zatrudnienia na terytorium RP. Kontrolerzy PIP mają prawo wejść do zakładu, rozmawiać z pracownikami i sprawdzić, jak faktycznie wykonywana jest praca – to moment, w którym najczęściej ujawniane są nieprawidłowości. W tym kontekście kluczowe jest, aby cudzoziemcy wiedzieli, kto jest ich pracodawcą – agencja, a nie klient.
Gorący sezon rekrutacyjny trwa
Okres przedświąteczny to tradycyjnie czas wzmożonego zapotrzebowania na pracowników – zwłaszcza w handlu, logistyce i produkcji. Pracodawcy często poszukują rąk do pracy „na już” i korzystają z szybkiego wsparcia pracowników tymczasowych, w tym cudzoziemców. Legalne zatrudnienie obcokrajowców oznacza pełną odpowiedzialność prawną pracodawcy, dlatego tak ważna jest współpraca z rzetelnymi partnerami oferującymi outsourcing pracowniczy.
Jak sprawdzić, czy agencja pracy działa legalnie? Warto zweryfikować, czy dany podmiot figuruje
w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ) i posiada odpowiednie uprawnienia. Wystarczy wpisać nazwę agencji, jej NIP lub inne dane w wyszukiwarce, aby uzyskać informacje o rodzaju świadczonych usług.
Autorka: radczyni prawna, dyrektor działu prawnego LeasingTeam Group
|
nr 12(260)2025  |
|
