Jak wdrożyć Business Intelligence w organizacji?
Artykuł sponsorowany
Na samym wstępie pragnę uspokoić wszystkich tych, którzy obruszyli się po przeczytaniu tytułu. Wszak brzmi on tak nieprofesjonalnie, że równie dobrze moglibyśmy napisać ‘Jak umieć w BI?’ :).
To celowy zabieg, który ma na celu zasygnalizowanie tego, że zanim przejdziemy do pokazania przykładu związanego z infrastrukturą umożliwiającą tworzenie elastycznych i responsywnych raportów, wyjaśnimy sobie kilka rzeczy wokół tego, czym jest Business Intelligence.
Muszę się przyznać, że już od dawna próbuję znaleźć optymalną definicję, która nie będzie w żadnym stopniu wybrakowana. Internet nie jest tutaj najlepszym doradcą, ponieważ często treści związane z tą tematyką są związane z jakąś konkretną technologią. W związku z tym, możemy się spodziewać, że opis będzie raz bogatszy a raz uboższy o różne cechy, które jeden producent oprogramowania wdrożył a inny jeszcze nie. Jeśli nie Internet to może literatura? Nigdy bym jej nie lekceważył, ale pytanie, na ile nadąża za ciągłym rozwojem technologii? Finalnie stwierdziłem, że warto zarówno dla własnych potrzeb biznesowych czy też akademickich, bazować na jakiejś definicji ‘minimum’ i skrócić ją na tyle, żeby zarówno określała cel do którego zmierzamy realizując rozmaite działania, określała obszar w obrębie którego chcemy działać i przy tym była bardzo otwarta na czerpanie lub angażowanie nowych zasobów, mogących udoskonalić proces.
No właśnie, proces. Tylko czy BI to pojedynczy proces, czy zbiór procesów, które dodatkowo, powinniśmy tworzyć, w oparciu o określone reguły? Do mnie zdecydowanie bardziej przemawia druga opcja, więc powiedziałbym, że Business Intelligence to metodologia tworzenia procesów analizy danych, w celu pozyskiwania informacji biznesowych, umożliwiających zdobycie przewagi konkurencyjnej. Tutaj pomocnym źródłem okazała się polska wikipedia, ale nie artykuł opisujący nasz dzisiejszy temat, lecz zakładka ‘Dyskusja’, gdzie kilka osób wymieniało poglądy na temat celnego przetłumaczenia angielskiego hasła na język polski.
Dlaczego zdecydowałem się poświęcić tyle miejsca definicji? Ponieważ pokazując praktyczny przykład, chciałbym Ci pokazać realizację jej założeń, zobrazować wcześniej wspomniany proces oraz zwrócić Twoją uwagę na to, że być może, Twoja organizacja jest zdecydowanie bliżej niż myślisz od sytuacji, w której raporty generowałyby się samoczynnie, ich dystrybucja byłaby zautomatyzowana a raportowanie ad-hoc oznaczałoby dostarczanie odpowiedzi ad-hoc a nie zadawanie pytania ad-hoc i czekanie tydzień na raport.
Wyobraźmy sobie następujący scenariusz: korzystamy z systemu, z którego wystawiamy faktury za sprzedane produkty. Każda sprzedaż, generuje dane, zapisywane w bazie Microsoft SQL Server. Dodatkowo, nasz obszar sprzedaży jest podzielony na kilka terytoriów, a w każdym z nich działa inny przedstawiciel. Nazwiska tych przedstawicieli oczywiście mamy zapisane, ale w tabeli w Google Docs. Jako analitycy, zostaliśmy natomiast zapytani, co moglibyśmy zrobić, żeby poprawić zyski ze sprzedaży. Potrzebujemy narzędzia, które pozwoli nam w szybki sposób spiąć ze sobą dane z dwóch różnych źródeł, przeprowadzić analizę, zasugerować rozwiązanie i udostępnić je osobie decyzyjnej w naszej organizacji.
Takim narzędziem, może być platforma BI, Tableau Software. Przy użyciu aplikacji deweloperskiej Tableau Desktop, pokażę Ci, w jaki sposób możemy przejść przez nasze zadanie. Następnie wykorzystamy Tableau Server do udostępnienia raportu wewnątrz organizacji.
Spróbujmy na wstępie podłączyć dane z serwera naszego systemu transakcyjnego. Cechą nowoczesnej platformy BI powinno być łatwość nawiązywania takich połączeń. Tableau wyróżnia się w tym obszarze na tle konkurencji, ponieważ posiada stale rozbudowywany zasób konektorów, dedykowanych do połączeń z różnego rodzaju źródłami, zaczynając od Excela, kończąc na zasobach big data w chmurze. Zobaczmy jak skonfigurować takie połączenie?
Z listy wspomnianych konektorów wybieramy ten, który służy do podłączenia do naszego zasobu. W moim przykładzie, wybrałem Microsoft SQL Server. Następnie w okienku konfiguracji połączenia podaję lokalizację serwera i opcjonalnie nazwę użytkownika oraz hasło (Rys 1).
Po kliknięciu Sign In, naszym oczom ukaże się lista baz danych przechowywanych w wybranym serwerze oraz lista tabel, będących zawartością poszczególnej bazy. Wybieramy interesującą nas tabelę a następnie przeciągamy do środkowej części ekranu, gdzie będziemy mogli połączyć ją z innymi danym, z tego samego lub innego źródła.
Następnie powinniśmy wzbogacić nasze dane o informację o przedstawicielach odpowiedzialnych za sprzedaż w poszczególnych rejonach. W głównej tabeli, jest informacja o regionie w którym była zawarta dana transakcja i po nazwie regionu będziemy mogli dopasować do każdej z nich nazwisko osoby, która za nią odpowiada. Tabela z nazwiskami handlowców znajduje się na moim koncie Google, w Google Sheets. Dodam w takim razie do Tableau nowe źródło danych, klikając na element ‘Add’ w górnej części prawego panelu, a następnie z listy wybiorę Google Sheets.
Tableau przeniesie nas na chwilę do przeglądarki internetowej w której poprosi o autoryzację dostępu do konta, a następnie wyświetli listę tabel, które są widoczne z poziomu naszego konta Google. Po wybraniu tej, która nas interesuje, będziemy mogli połączyć ją z danymi z SQL Server, a następnie, klikając na pierwszą zakładkę na dole strony, przejść do budowy raportu.
Dane z naszego przykładowego źródła, możemy analizować zarówno z perspektywy zamówień, klientów jak i produktów. Wśród produktów, znajdziemy podział na kategorie, podkategorie oraz ich nazwy. Na wstępie, spróbujmy więc wyświetlić listę podkategorii produktów, oraz sumy sprzedaży jaka została zrealizowana w każdej z nich. Domyślnym widokiem dla Tableau będzie wyświetlenie danych w formie wykresu słupkowego. Naszą sprzedaż, możemy szybko zweryfikować, poprzez dodanie do widoku kolejnej miary, Profit, poprzez uzależnienie od niej koloru słupków. W efekcie, będziemy mogli zaobserwować, że są takie kategorie produktów, które mimo pozornie zadowalającej sprzedaży, przynoszą nam straty.
Powstaje zatem pytanie, jak duże są to straty na tle całego naszego biznesu? Możemy to łatwo zaobserwować, przekształcając nasz wykres słupkowy w wykres typu waterfall.
Taka perspektywa może nas nieco uspokoić, ponieważ widzimy, że straty nie są duże. Spróbujmy jednak podążyć temat dalej i zobaczyć, czy ma on jakiś związek z geografią. Przygotuję mapę regionów sprzedaży a następnie pokoloruję ją w zależności od wysokości profitu w każdym stanie (nasze dane dotyczą terenu USA, ale uprzedzając pytania, Tableau obsługuję mapę polski na poziomie kodów pocztowych).
Widząc, że mamy kilka stanów, gdzie profit spada wyraźnie poniżej zera, spróbujmy zestawić tę mapę z drugą, na której wyświetlimy średni rabat przyznawany w każdym ze stanów.
Po kilku kolejnych kliknięciach, jesteśmy w stanie zaobserwować, że w ogólnym ujęciu, straty są związane z przyznawaniem bardzo wysokich rabatów. Skoro mamy takie wnioski, spróbujmy wyodrębnić zamówienia ze stanów o ujemnym zysku, na których znalazły się produkty z kategorii, które udało nam się zidentyfikować jako niedochodowe. Ponieważ planuję przygotować raport również w wersji mobilnej, to przygotuję obie mapy na oddzielnych zakładkach, tak, żeby łatwiej mi było nimi zarządzać w pionowej orientacji raportu, dedykowanej dla smartfonów.
Do tego celu zbuduję tabelę, zawierającą wcześniej wspomniane informacje oraz nazwiska przedstawicieli, którzy są odpowiedzialni za te zamówienia.
Następnie połączę wszystkie zbudowane wcześniej elementy w jeden raport, który pozwoli jego odbiorcy na prześledzenie naszych wniosków.
Dodałem również przykładową sugestię rozwiązania problemu, która jest istotną częścią raportu, który identyfikuje jakiś problem lub wykazuje nieprawidłowości.
Raport w takiej formie będzie dostępny w galerii raportów naszej organizacji, utrzymywanej przez Tableau Server. Do galerii, użytkownicy mogą się zalogować z przeglądarki internetowej lub z urządzeń mobilnych. Ze względu na to, że szczególnie telefony mają inne proporcje i kształt ekranu niż komputery, Tableau umożliwia nam przygotowanie alternatywnej wersji raportu dla różnych urządzeń. Po zalogowaniu do galerii, Tableau Server rozpozna typ urządzenia a następnie udostępni mu raport w najbardziej optymalnej wersji.
Wracając do tytułowego pytania, jak zacząć z Business Intelligence? Od wszechstronnej i prostej w obsłudze platformy, która będzie pomagała w rozwiązywaniu problemów i otwierała nowe możliwości, zamiast stawiać kolejne bariery. Zwróć uwagę, że do tej pory, bez napisania nawet jednej linijki kodu, połączyliśmy się z danymi z dwóch różnych źródeł, połączyliśmy je ze sobą, przygotowaliśmy raport sugerujący rozwiązanie problemu a następnie stworzyliśmy wersję mobilną. Raport został udostępniony do użytku odbiorcom w zasobach Tableau Server, który zadba również o odświeżanie danych pod raportami, dystrybucję dashboardów w oparciu o zdefiniowane uprawnienia i przede wszystkim o bezpieczeństwo Twoich danych.
Jeśli dalej masz wątpliwości związane z wdrożeniem platformy Business Intelligence to na zakończenie, zostawię Cię z myślą, że w przypadku Tableau możesz zacząć od kilku licencji, podstawowe wdrożenie możemy zrealizować w tydzień a Ty i Twój zespół, po dwudniowym szkoleniu będziecie przygotowani budowy pierwszych raportów.
