5 powodów, dla których biznesy powinny wprowadzić podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny
Różne formy podpisów elektronicznych, takich jak podpis pdf online dają firmom możliwość podpisywania dokumentów na odległość. Robią to dzięki temu, że zamieniają tradycyjny podpis na papierze, na zaszyfrowany podpis w formie elektronicznej. To nowoczesne rozwiązanie ma wiele zalet, które znajdują zastosowanie w biznesie i pozwalają firmom działać szybciej, wydajniej i bezpieczniej.
W tym artykule opisaliśmy 5 najważniejszych powodów, dla których naszym zdaniem, każdy biznes, niezależnie od tego, czy duży, czy mały, powinien wcześniej czy później wprowadzić podpis elektroniczny.
Bezpieczeństwo
Zacząć musimy od najważniejszej zalety podpisu elektronicznego i najważniejszego parametru, na który musisz zwrócić uwagę, wybierając dostawcę twojego oprogramowania do podpisów elektronicznych. Na nic zdadzą się bowiem inne zalety, jeśli pojawi się choćby najmniejszy problem z bezpieczeństwem, który może narazić twoją firmę na kłopoty prawne, finansowe i wizerunkowe.
Na szczęście każda renomowana firma dostarczająca to oprogramowanie zdaje sobie z tego sprawę i stosuje odpowiednie zabezpieczenia. Są nimi klucze prywatne, klucze publiczne i inne metody kryptograficzne. Dobrym przykładem jest podpis elektroniczny Yousign.
Zabezpieczenie zastosowane w podpisach elektronicznych sprawiają, że taka forma podpisu jest de facto bardziej bezpieczna od tradycyjnego podpisu. Nie można go bowiem podrobić, data podpisania dokumentu jest w nim zapisana, a każda potencjalna zmiana w dokumencie jest odnotowywana.
Obawą związaną z podpisem elektronicznym, o której często słyszymy, jest to, że podpis elektroniczny nie ma takiej samej mocy prawnej jak tradycyjny podpis. Jednak jest to błędne myślenie, zarówno w prawie polskim, jak i europejskim jest zapis o podpisie elektronicznym, które zrównuje kwalifikowany podpis elektroniczny z tradycyjnym podpisem i umożliwia wykorzystanie go w sądzie jako dowodu.
Wygoda
Możliwość podpisywania dokumentów z dowolnego miejsca na świecie jest oczywiście wygodna i przyspiesza działanie całej organizacji. Pracownicy nie muszą tracić czasu na fizyczną podróż do biura, aby podpisać jeden dokument, jak to niestety często bywa. Jest to szczególnie ważne w obecnych czasach, w których wiele osób pracuje z domu.
Z tej wygody mogą korzystać nie tylko pracownicy, ale i klienci. Zastosowanie podpisu elektronicznego sprawi, że zniknie obowiązek dostarczenia im chociażby umowy do podpisania. Klienci z pewnością docenią zaoszczędzony czas i będą chętniej współpracowali z firmą, w której formalności mogą załatwić w kilka minut, nawet z poziomu smartfona.
Szybszy i sprawniejszy obieg dokumentów
Wprowadzenie podpisu elektronicznego sprawia, że dokumenty wymagające podpisania mogą być przesyłane przez wewnętrzny komunikator lub pocztę email. Dzięki temu każdy zainteresowany pracownik może podpisać i przesłać dokument niezależnie od tego, gdzie się znajduje. To rozwiąże problem opóźnień spowodowanych koniecznością oczekiwania na podpisanie dokumentu.
Jedyne co jest wymagane, to dostęp do internetu i niemal dowolne urządzenie elektroniczne wyposażone w przeglądarkę internetową, jak laptop, tablet, czy nawet smartfon. A więc jeśli któryś z kluczowych pracowników nie zaszył się w bieszczadzkiej głuszy, to obieg dokumentów w firmie może działać szybko i sprawnie, niezależnie od aktualnej sytuacji.
Przesyłanie dokumentów do podpisania drogą elektroniczną ma jeszcze inną zaletę. Można dokładnie prześledzić drogę, jaką przebył taki dokument np.: kiedy został wysłany do podpisu, kiedy dany sygnatariusz się z nim zapoznał i kiedy podpisał i dzięki temu rozwiać wszelkie wątpliwości w razie problemów.
Lepsza archiwizacja dokumentów
Przechowywanie dokumentów w firmie jest często wymagana przez prawo lub zwyczajnie przydatne w organizacji. Jednak w wypadku bardziej rozbudowanych baz, prowadzenie archiwum jest problematyczne i kosztowne.
Podpis elektroniczny da ci możliwość przeniesienia dokumentów do cyfrowego archiwum. Pozwala to przenieść całe pomieszczenie pełne szaf na jeden niewielki dysk.
Cyfrowe archiwum to również bezpieczeństwo. Wydawać by się mogło, że fizyczne archiwum jest bezpieczniejsze, jest to jednak złudne myślenie. Fizyczne dokumenty mogą paść łupem złodziei, zostać zgubione przez rozkojarzonego pracownika lub fizycznie się uszkodzić. Cyfrowe archiwum nie jest na to narażone, ponieważ możesz zrobić jego kopię zapasową kilkoma kliknięciami.
Cyfrowe archiwum jest też łatwiejsze w obsłudze, każdy dokument można znaleźć w kilka sekund i odtworzyć. Dokumenty można też znacznie szybciej przeglądać i porównywać. To trochę jak szukanie informacji w tradycyjnej encyklopedii i szukanie w Wikipedii.
Unowocześnienie całej organizacji
Zastosowanie podpisu elektronicznego jest bazą do wprowadzenia kolejnych nowoczesnych rozwiązań, które usprawniają działanie firmy. Może to być przykładowo system automatycznego generowania i wysyłania dokumentów do podpisania zarządzany przez sztuczną inteligencję. To i inne ciekawe rozwiązania nie może zostać wprowadzone, dopóki nie działa podstawa, jaką jest podpis elektroniczny.
Podsumowanie
Podpis elektroniczny to bez wątpienia rozwiązanie przyszłości. Tradycyjne podpisy znikają coraz szybciej i nieuniknione jest, że wcześniej niż może ci się wydawać, znikną całkowicie. Dlatego ważne jest, aby nie zostać z tyłu i podążać za duchem czasu. W innym wypadku może się niestety okazać, że twoja firma zostanie z tyłu za konkurencją. Mamy nadzieję, że nasz krótki artykuł dał ci obraz części zalet, które wynikają z wdrożenia podpisu elektronicznego.
