Lekcja nr 2. Odbieranie i odczytywanie wiadomo�ci

Microsoft Office Outlook 2010

Grudzie� 13, 2012 Wydanie nr 12(128)2012 Wy�wietlono: 18400 razy

Najcz�ciej wykonywan� czynno�ci� w Outlook’u jest odbieranie i wysy�anie wiadomo�ci. Trzeba pami�ta�, �e aby wysy�a� i odbiera� wiadomo�ci w Outlook’u musi by� ustawione co najmniej jedno konto e-mail.

Aby pracowa� w Outlook’u z poczt� elektroniczn� najwygodniej prze��czy� si� do folderu poczta klikaj�c folder Poczta w okienku nawigacji

Odbieranie wiadomo�ci jest czynno�ci� bardzo prost� i mo�e odbywa� si� automatycznie albo na ��danie. Aby odebra� poczt� na ��danie nale�y klikn�� kart� Wysy�anie/odbieranie, a nast�pnie przycisk Wy�lij/Odbierz dla wszystkich folderów.

Outlook odbierze wówczas wiadomo�ci ze wszystkich skonfigurowanych kont i wy�le wiadomo�ci oczekuj�ce w skrzynce nadawczej na wys�anie.
Outlook ma ustawione automatyczne sprawdzanie, czy nie nadesz�y nowe wiadomo�ci co 30 minut – czas ten mo�na oczywi�cie zmieni�. Dodatkowo Outlook sprawdza, czy nadesz�a nowa poczta przy ka�dym uruchomieniu.
Aby skonfigurowa� opcje automatycznego wysy�ania i odbierania wiadomo�ci nale�y klikn�� kart� Wysy�anie/odbieranie > przycisk Grupy Wy�lij/Odbierz > polecenie Definiuj grupy Wy�lij/Odbierz….

Pojawi si� wówczas okienko Grupy Wy�lij/Odbierz, w którym mo�na ustawi�, aby Outlook sprawdza�, czy nie nadesz�y nowe wiadomo�ci cz�ciej ni� domy�lne 30 minut.

Outlook pozwala tak�e skonfigurowa� konta niezale�nie. Mo�na przyk�adowo ustawi�, aby konto firmowe by�o sprawdzane co trzy minuty, a prywatne co pó� godziny, itp.
Odebrane wiadomo�ci s� widoczne w Skrzynce odbiorczej.

Nie przeczytane wiadomo�ci oznaczane s� pogrubion� czcionk�. Po wy�wietleniu wiadomo�ci w okienku odczytu Outlook automatycznie oznacza wiadomo�� jako przeczytan�.
Mo�na tak�e oznaczy� wiadomo�� jako przeczytan� lub jako nieprzeczytan� w dowolnym momencie klikaj�c na niej prawym przyciskiem myszki i wybieraj�c odpowiednie polecenie.

Aby odczyta� wiadomo�� wystarczy j� zaznaczy� – wówczas tre�� zostanie wy�wietlona w okienku odczytu. Mo�na równie� klikn�� na wiadomo�ci dwukrotnie – wówczas zostanie ona otworzona w osobnym okienku.

Wysy�anie wiadomo�ci

Aby wys�a� now� wiadomo�� e-mail, najwygodniej przej�� do folderu Poczta, a nast�pnie klikn�� przycisk Nowa wiadomo�� e-mail na karcie Narz�dzia g�ówne.

Mo�na tak�e u�y� skrótu klawiaturowego Ctrl+Shift+M.
Po klikni�ciu w przycisk Nowa wiadomo�� e-mail pojawi si� okienko tworzenia nowej wiadomo�ci e-mail, w którym nale�y wpisa� adres e-mail odbiorcy oraz temat, a tak�e tre�� wiadomo�ci.

Aby wiadomo�� zosta�a wys�ana nale�y klikn�� w przycisk Wy�lij.
Przy wysy�aniu nowej wiadomo�ci Outlook daje mo�liwo�� dowolnego formatowania tre�ci, wstawiania ró�nych obiektów, np. tabeli, obrazków, ustawiania koloru t�a, do��czania za��czników, itp. Wszystkie te czynno�ci mo�na wykona� przy pomocy przycisków, które znajduj� si� na zak�adkach w okienku tworzenia nowej wiadomo�ci.

Wysy�aj�c wiadomo�� mo�na – prócz wygl�du samej wiadomo�ci – zdefiniowa� tak�e dodatkowe opcje, takie jak wa�no��, kategorie, potwierdzenia odczytu czy dostarczenia, itp. Aby ustawi� owe opcje nale�y przej�� do karty Opcje, gdzie znajduj� si� najcz�ciej wykorzystywane opcje.
Aby uzyska� dost�p do zaawansowanych opcji wiadomo�ci nale�y w karcie Opcje klikaj�c przycisk Wi�cej opcji.

Okienko Opcje wiadomo�ci wygl�da nast�puj�co:

Wszystkie ustawienia zdefiniowane w powy�szym okienku dotycz� jednorazowo wysy�anej wiadomo�ci. Je�li zachodzi potrzeba ustawienia którejkolwiek opcji dla wszystkich wysy�anych wiadomo�ci, wówczas mo�na to ustawi� globalnie w opcjach Outlook’a.
Tworz�c now� wiadomo�� e-mail nie zawsze pami�tamy adres osoby, do której piszemy – Outlook przechowuje adresy e-mailowe w folderze kontakty, tak�e je�li wcze�niej dodali�my adresata do kontaktów, to mo�na go w szybki sposób wybra�, tworz�c now� wiadomo�� poprzez klikni�cie przycisku kontakty w okienku nowej wiadomo�ci.

Outlook otworzy wówczas ksi��k� adresow� wy�wietlaj�c list� wszystkich osób, które zosta�y dodane do kontaktów.

Adresatów dodaje si� klikaj�c w nich dwukrotnie albo zaznaczaj�c, a nast�pnie klikaj�c przycisk Do ->
Je�li w Outlook’u zdefiniowanych jest wiele kont pocztowych, wówczas mo�emy okre�li�, przez które konto ma zosta� wysy�ana wiadomo�� klikaj�c w przycisk Od.

Jedno konto zawsze ustawione jest jako domy�lne i Outlook b�dzie wysy�a� wiadomo�ci zawsze przez konto domy�lne chyba �e zdecydujemy inaczej.
Wysy�aj�c now� wiadomo�� mo�na równie� okre�li�, czy b�dzie ona wysy�ana jako HTML (zajmuje wi�cej miejsca, ale mo�na u�ywa� formatowania) czy jako Zwyk�y tekst (zajmuje mniej miejsca, ale mo�na u�ywa� w tre�ci tylko zwyk�ej, standardowej czcionki). Wyboru dokonujemy w karcie Formatowanie tekstu.